Slimme werkprogramma's voor thuiswerken

Veel van de kantoor-, administratie- en bedrijfsmanagementfuncties kunnen gemakkelijk van huis zijn in geval van nood of als de werkplek te ver weg is of tijdelijk is gesloten voor onderhanden werk. Uiteraard kunnen niet alle banen en activiteiten worden "overgedragen" naar de woning, maar de meeste banen in de tertiaire sector en gedeeltelijk ook in de secundaire sector kunnen voor een bepaalde periode worden beheerd, zelfs vanaf een computer thuis.
In deze gids laten we u zien wat de beste tools zijn om slim werken te bereiken, met behulp van een pc met Windows 10 of een Mac die uitsluitend voor het doel wordt gebruikt (we hoeven dus geen pc met games, leuke programma's en iets anders te gebruiken), om de concentratie en de resultaten die met ons "virtueel kantoor" kunnen worden verkregen te vergroten.
LEES OOK: Slim werkstation om thuis te werken naar de meest comfortabele pc

Programma's om thuis te werken

Om aan ieders wensen te voldoen, wijzen we alleen op gratis programma's of programma's met speciale licenties voor kantoren en bedrijven, zodat we in een mum van tijd het slimme werken geschikt voor uw bedrijf kunnen organiseren.

Skype

Skype is waarschijnlijk de beste oplossing voor het organiseren van vergaderingen en voor thuiswerken alsof we op kantoor zijn. Voor slim werken kunnen we verschillende versies van Skype gebruiken, ontworpen om zich aan te passen aan elk bedrijf:

• Skype: de gratis versie van Skype, ideaal voor kleine bedrijven en kantoren met maximaal 20 werknemers. Het biedt een groepschat, de mogelijkheid om bestanden toe te voegen en te verzenden en de mogelijkheid om videoconferenties te houden tussen alle leden van het werkteam.
• Skype voor Bedrijven: met deze verbeterde versie van Skype kunt u tot 250 mensen toevoegen aan onlinevergaderingen, biedt bescherming op bedrijfsniveau voor communicatie en stelt u in staat werknemersaccounts te beheren en alles te integreren met het Office 365-platform. De kosten zijn gelijk voor € 2 per maand per gebruiker.

We kunnen de ene of de andere versie gebruiken op basis van het aantal aan te sluiten gebruikers, een keuze die uiteraard toebehoort aan de beheerder of eigenaar van het bedrijf, ook op basis van het aantal gebruikers dat wil verbinden in slim werken.
Als we Skype rechtstreeks in de browser willen gebruiken, nodigen we u uit om onze online Skype- gids te lezen voor chatten, telefoneren en videogesprekken vanaf de website .

Office 365

Om te werken aan documenten die door verschillende collega's worden gedeeld en om een ​​werkproject aan iedereen te laten zien, kunnen we het potentieel van Office 365 gebruiken, dat wil zeggen de cloudversie van de Office-suite.

Met deze krachtige tool kunnen we zakelijke documenten met meerdere handen bewerken, gedeelde agenda's delen met Outlook, andere documenten uploaden en downloaden die door de baas of andere collega's worden gedeeld en elk Office-document beheren zonder iets op de computer te installeren, omdat het ook heel goed werkt vanuit een webbrowser .
De Office 365-licentie moet beschikbaar zijn voor het bedrijf, dus om het vanuit huis te gebruiken, hoeven we alleen de toegewijde client te downloaden (we vragen het altijd aan de systeembeheerder) en elke webbrowser te gebruiken (erg handig en gemakkelijk te beheren in elke situatie).

G Suite

Als we op zoek zijn naar een geldig alternatief voor Skype en Office 365, kunnen we G Suite proberen, het door Google gereserveerde platform voor bedrijven.

Met dit platform hebben we zakelijke Gmail-adressen, ondersteuning voor alle Office-bestanden dankzij Google Docs, een platform om gegevens en documenten in de cloud op te slaan (ook gedeeld met collega's), Google Agenda om afspraken en vergaderingen te plannen, Notities voor gedeelde notities en tot slot Google Hangouts Meet, een high-definition teleconferentieservice die tot 250 gebruikers tegelijkertijd kan ondersteunen.
De licentieprijzen voor G Suite zijn zeer concurrerend en maken het mogelijk te voldoen aan de behoeften van kleine, middelgrote en grote ondernemingen.

speling

Een ander platform dat veel wordt gebruikt voor slim werken is Slack.

Het platform biedt alle tools om een ​​verkoopteam of een ontwikkelteam te beheren, dankzij de mogelijkheid om verschillende kanalen te beheren waaraan categorieën en taken kunnen worden toegewezen, om de professionele communicatie beter te verdelen en te sturen naar de verschillende teams.
In alle verschillende kanalen vinden we een geïntegreerd chatsysteem, videoconferentie voor kanalen of intra-kanalen, een cloudsysteem om bestanden en documenten te delen met alle mensen die zijn geregistreerd en die tot hetzelfde werkkanaal behoren, een gedeeld scherm en aangewezen accounts. Naast de gewone chat is er ook een Direct Message-chat om individueel tussen collega's te chatten.
Slack kan gratis worden uitgeprobeerd voor kleine teams, maar het drukt het maximale potentieel uit dat wordt ondersteund door een bedrijfslicentie met uitgesproken aantrekkelijke prijzen.
Slack lijkt op Microsoft Teams voor het organiseren van werk op afstand en is een van de beste tools voor groepswerk, chat, communicatie en het delen van projecten

Mattermost

Als we op zoek zijn naar iets gratis en beheersbaar via een bedrijfsserver (zonder de servers van andere bedrijven of andere clouds te gebruiken), kunnen we vertrouwen op Mattermost.

Door de serverversie in het bedrijf te installeren, kunnen we een compleet slim werkplatform organiseren, dat in staat is om verschillende kanalen en verschillende teams te beheren met geïntegreerde chat, videoconferenties, bestandsdeling en geavanceerde codering van alle inkomende en uitgaande stromen van de server.
In feite hoeven we de bedrijfsserver alleen op een voldoende snelle internetlijn te configureren en een account aan alle werknemers te verstrekken, en deze aan een team toe te wijzen.

Teamviewer

Om verbinding te maken met de computer op het thuiskantoor is het niet nodig om VPN of bepaalde netwerkconfiguraties te maken, maar het volstaat om een ​​programma zoals Teamviewer te installeren, dat geweldig werkt om op een extern bureaublad van de ene computer naar de andere te verbinden via een internetverbinding. Voor meer informatie hebben we een handleiding geschreven over het gebruik van Teamviewer
Als alternatief kunt u lezen hoe u op afstand toegang tot uw pc krijgt door firewalls en proxy's en de beste externe desktopprogramma's te omzeilen.

Bitrix

We voegen ook aan deze lijst het Bitrix-platform toe, dat voor de noodsituatie COVID 19 zijn talrijke tools voor bedrijfsbeheer gratis voor alle bedrijven beschikbaar heeft gesteld. Op de website van Bitrix24 leest u meer informatie

conclusies

De oplossingen om slim werken toe te passen op elk bedrijf dat veel op computers of gedeelde projecten werkt, zijn talrijk, kies gewoon degene die al actief is in uw bedrijf of ga verder met het betalen van de licentie die nodig is om de activiteit van iedereen te dekken medewerkers. De gratis oplossingen die kunnen worden gebruikt door kleine teams of kleine bedrijven ontbreken niet, maar het is altijd raadzaam om te focussen op betaalde versies om alle voordelen te hebben en te werken aan maximale productiviteit.
Niet te vergeten, daarom ook de beste videochats voor pc- en videoconferentieprogramma's en ook programma's voor werken op afstand en online groepssamenwerking
Nog steeds over productiviteit, we nodigen u uit om onze extensiegidsen te lezen om de productiviteit in Google Chrome en Chrome-extensies te verbeteren om sneller online te werken .
Als we daarentegen op zoek zijn naar andere platforms voor het delen van projecten, kunnen we ons artikel lezen om online samen te werken en samen documenten te schrijven en de programma's om projecten te beheren en plannen