Het Google Drive-platform is niet alleen handig voor het online opslaan van foto's en video's (zoals elke andere clouddienst), maar het kan een echt compleet kantoorpakket worden, dat online, offline en samen werkt. Hieraan voegen we toe dat alles gratis wordt aangeboden, waardoor het een praktische oplossing is voor diegenen die niet goed willen betalen om te profiteren van het Microsoft-platform, dat wil zeggen Office 365. In deze gids hebben we alle trucs van experts verzameld om Google Drive en Google Docs beter te gebruiken in hun meest verborgen en minst gebruikte functies. Het platform is misschien nog geen volledige vervanging voor Microsoft Office, maar het is zo sterk verbeterd dat het zonder speciale opofferingen in de productiesector kan worden gebruikt. De gids is verdeeld in twee delen: in het ene verzamelen we alle tips en trucs voor Google Drive, in het andere de tips van experts om Google Docs te gebruiken .
Artikel Index
- Cheats voor Google Drive
- Cheats voor Google Docs
- conclusies
Cheats voor Google Drive
In dit deel van de gids laten we u de handigste tips zien voor het gebruik van het Google Drive-cloudplatform als een echte professional, met de nadruk op het delen van bestanden, het publiceren van bestanden en andere samenwerkingsaspecten van het platform.Deel een bestand of map
Zodra het bestand of de map is geüpload naar de cloud, kunnen we het delen met onze vrienden en collega's. Om te delen op Google Drive, opent u gewoon de persoonlijke cloudpagina, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand of de map en klikt u vervolgens op Delen . Voer vanuit het geopende venster de e-mailadressen van onze collega's en vrienden in, zodat ze toegang hebben tot het bestand om het te lezen, te bewerken of te downloaden (op basis van de toestemmingen die we zullen verlenen).
Zoek op bestandstypen
Door Google Drive te openen, in de hoofdinterface van de site, klikken we op de pijlpunt in het zoekvak bovenaan om de zoekopdracht zeer specifiek te maken, om te kiezen of alleen de bestanden van een bepaald type, hun rechten en hun online zichtbaarheid.Sorteer de bestanden
Aan de rechterkant van de Google Drive-website-interface vinden we de knop om de weergave van de bestanden te wijzigen, zodat je ze kunt bestellen bij de meest recente of de zwaarste of de laatst gewijzigde met behulp van de specifieke kolommen (boven de bestanden).Om specifieke bestanden te bestellen, kunnen we ook de menu's aan de linkerkant van de interface gebruiken: My Drive, Computer, Shared with me, Recent, Specials en Trash (waar we de verwijderde bestanden vinden).
Meerdere voorbeelden
Zonder elk bestand te openen, kunnen we meerdere bestanden tegelijkertijd bekijken, simpelweg door op de rechterknop op het bestand of de map te drukken en de Preview- knop (het oogsymbool) te gebruiken. Door de cursortoetsen of de pijlen aan de zijkanten te gebruiken, kunnen we dus door de inhoud navigeren zonder deze te hoeven openen of downloaden.Voeg Google Drive toe aan uw pc-bureaublad
Als we Google Drive veel gebruiken, kunnen we ervoor zorgen dat de bestanden die online zijn gemaakt of opgeslagen, ook op de pc gesynchroniseerd beschikbaar zijn. De Google Drive-client kan worden gedownload vanaf de officiële pagina en zorg ervoor dat u het installatieprogramma voor back-up en synchronisatie selecteert.Met de Google Drive-desktopapp kunt u het platform ook gebruiken als een online back-upservice voor lokale bestanden.
U kunt specifieke mappen kiezen om te synchroniseren terwijl documentbestanden worden weergegeven als weblinks, zolang u er niet voor kiest om ze naar Office-documenten te converteren.
Beheer van bijlagen
Met Drive kunnen we Gmail-bijlagen beheren, zodat we ze rechtstreeks in de cloud kunnen opslaan zonder ze naar de gebruikte pc te hoeven downloaden. Dit is erg handig als we tijdelijk toegang hebben tot een zakelijke of openbare pc en geen belangrijke bijlagen willen achterlaten. Eenmaal thuis vinden we de bijlage van de e-mail in onze Google Drive, zowel op smartphone als op pc.Google Drive-apps
Met Google Drive kunt u niet alleen bestanden uploaden vanaf uw computer, maar u kunt ook helemaal nieuwe maken. Zoals eerder vermeld, kunt u documenten maken met Google Docs-apps of zelfs andere met behulp van externe applicaties die integreren in Google Drive. U kunt bijvoorbeeld een HTML-codebestand, een video, een tekening, een gewoon tekstblad, een fax of wat u maar wilt maken. Veel van deze applicaties zijn beschikbaar in de Chrome Web Store of kunnen worden toegevoegd door op de instellingenknop rechts in de hoofdinterface te drukken.In een ander artikel zagen we de beste applicaties voor Google Drive, die, moet je niet vergeten, alleen werken met Chrome als browser.
Cheats voor Google Docs
In dit deel van de gids laten we u in plaats daarvan de trucs zien om de Google Docs-functies binnen het Drive-platform beter te gebruiken. Veel van de weergegeven opdrachten kunnen ook op Drive worden gebruikt, omdat ze uiteindelijk deel uitmaken van hetzelfde platform (in feite is Docs een uitbreiding van Drive om kantoordocumenten in de cloud te beheren).Google Documenten offline
Zoals in het verleden al geschreven, kunt u Google Docs-apps zelfs zonder internetverbinding gebruiken door ze als Chrome-applicaties op onze pc te installeren, zodat we Microsoft Office gratis kunnen vervangen bij het beheer van DOC-, XLS- en PTT-bestanden.Lees onze handleiding Google Drive Offline om documenten te openen zonder internet om erachter te komen hoe u dit moet doen.
Scan documenten vanaf mobiele telefoon
Met de Google Drive-app zet je papieren documenten om in digitale documenten dankzij de speciale OCR-functie. Om het te activeren, drukt u eenvoudig op de knop + en kiest u om een nieuw document van een foto te maken .Als u dit onderwerp verder wilt onderzoeken, raden we u aan de handleiding voor het scannen van documenten te lezen door ze met de camera van uw mobiele telefoon om te zetten in PDF .
Vocaal schrijven
Als we van plan zijn een document te schrijven door woorden met de stem te dicteren, kunnen we de stemschrijffunctionaliteit gebruiken door bovenaan Tools te klikken en vervolgens op Spraakgestuurd typen te klikken.
Het is duidelijk dat om te kunnen functioneren de aanwezigheid van een microfoon vereist is (die van de webcam is prima, maar we zullen ons in de buurt van de camera moeten plaatsen).
Met de hand schrijven
Net als in Gmail kan Google Drive ook met de hand worden geschreven met de muis, door een bepaalde extensie op Google Chrome te installeren.Deze functie kan erg handig zijn voor het ondertekenen van documenten zonder ze elke keer af te hoeven drukken en te scannen, maar vereist enige handmatige vaardigheden met de muis (het is niet eenvoudig om te ondertekenen door simpelweg de muis te bewegen).
Gebruik de OCR-functie in de tekst
Met Google Drive kunt u optische tekenherkenning (OCR) gebruiken om tekst in PDF-bestanden en afbeeldingen te analyseren om ze om te zetten in een bewerkbaar standaarddocument.Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een boek scannen en vervolgens kopiëren naar een document dat u kunt bewerken.
Raadpleeg onze handleiding voor meer informatie over deze functionaliteit voor het extraheren van tekst uit een pdf of afbeelding met Google Docs.
Sleutel voor kopiëren
De knop Copy Format staat op de werkbalk in alle belangrijke Google Docs-applicaties en kan worden gebruikt om het formaat van het ene tekstblok naar het andere te kopiëren.Dit is een van de belangrijkste functies in Microsoft Office die niet mag ontbreken in een reeks programma's om documenten te maken.
Stel standaard tekststijlen in
Dit is ook een basisfunctie van Word, nu ook opgenomen in Google Docs, met een vervolgkeuzemenu waar u de vooraf gedefinieerde lettertypestijlen kunt kiezen en een optiemenu om ze aan te passen en andere nieuwe stijlen dan de standaard op te slaan.Zoek naar de link
Als je een document moet schrijven met hypertext links, markeer dan het woord zoals "Navigaweb", klik met de rechtermuisknop en klik op Link om de link toe te voegen aan de juiste site, automatisch gezocht door de applicatie.Afbeeldingen slepen en neerzetten
Om een afbeelding in een document toe te voegen, hoeft u deze alleen maar met de muis uit een map of van een andere website naar de webinterface van de Google Drive-app te slepen.Documenten vertalen
U kunt profiteren van de kracht van Google Translate en documenten snel laten vertalen via de menuoptie Tools -> Document vertalen, waarmee u 46 verschillende talen bidirectioneel kunt vertalen.Wijzig de thema's voor de dia's
De presentatiethema's lijken erg op die van Microsoft Powerpoint, om direct de layout voor de juiste presentatie te creëren. De mogelijkheid om het huidige thema te wijzigen vanuit het menu Dia is zeer recent.Layout tabellen
De Google Docs-app mist de meest geavanceerde ontwerptools, maar tabellen kunnen worden gebruikt om verschillende soorten lay-outs te maken. Vanuit het menu Tabel kunt u een onzichtbaar netwerk van cellen maken waarin u kunt schrijven om de tekst anders op te maken.Voorwaardelijke opmaak in werkbladen
De capaciteit en reikwijdte van Google Docs-webapplicaties worden steeds groter dankzij het menu Formaat waarmee u in de Worksheets-app, het equivalent van Excel, een voorwaardelijk formaat kunt maken om de tekst in de cellen anders te kleuren afhankelijk van de waarde die ze hebben.Publiceer bestanden naar een website met insluiting
Met deze unieke functie van Google Docs kunt u een document alleen insluiten in een website of webpagina door de insluitcode te kopiëren, zoals u zou doen met YouTube-video's. De code is verkrijgbaar via het menu Bestand -> Publiceren op internet .conclusies
In deze beknopte handleiding hebben we u alle deskundige functies getoond die beschikbaar zijn op Google Drive en Google Docs, zodat u het platform van Google kunt gaan gebruiken zoals het zou moeten zijn. Misschien vervangt het Office niet volledig, maar we kunnen het gebruiken om documenten direct te bewerken en te lezen.Als we fans zijn van het streamen van muziek, kunnen we Drive ook gebruiken als een magazijn voor onze bestanden, zodat we ze kunnen afspelen vanaf smartphones of andere pc's, zoals uitgelegd in onze gids over luisteren naar muziek die is opgeslagen op Drive .
Als we de notities die zijn opgeslagen in Google Keep daarentegen moeten integreren in Google Docs of Drive, kunnen we de stappen gebruiken die worden beschreven in de handleiding over hoe Google Keep te integreren met Google Docs om te slagen.
