Zakelijke gebruikers ontvangen elke dag veel e-mails, waardoor ze veel tijd verspillen aan lezen en beantwoorden. Bovendien zijn de meeste e-mails die in de inbox worden ontvangen, onbelangrijk, zo niet spam, meestal in de vorm van advertenties.
E-mail is een oud hulpmiddel (technologisch gesproken), dat is geëvolueerd en hoewel velen de ouderwetse e-mail blijven gebruiken, zijn er verschillende manieren om uw inbox beter te ordenen, zodat u geen energie verspilt aan het lezen van e-mails. minder belangrijk en reageer sneller op urgentere.
LEES OOK: Bestel de inbox met filters en aliassen in Gmail om de ontvangen e-mails te beheren
Ondertussen moeten we beginnen te zeggen dat e-maildiensten niet allemaal hetzelfde zijn: Gmail, Yahoo e-mail en Microsoft Hotmail zijn duidelijk de beste in de categorie gratis e-maildiensten via internet.
Omdat het mogelijk is om ze te gebruiken, zelfs zonder uw e-mailadres te wijzigen, is het beter voor degenen die verschillende services gebruiken om te veranderen (zie bijvoorbeeld hoe u zich kunt abonneren op Hotmail zonder uw e-mailadres te wijzigen).
Als alternatief is het zeker een goed idee om een e-mailclient, zoals Microsoft Outlook, te gebruiken om e-mail op uw computer te ontvangen.
Om de last van teveel e-mails kwijt te raken, moet u uw mailbox optimaliseren .
Zoals meerdere keren is vermeld, bestaat spam niet noodzakelijkerwijs uit niet-geautoriseerde reclameberichten; vaak zijn dit nieuwsbrieven die worden verzonden vanaf sites waarop u zich heeft geregistreerd met uw toestemming.
Om te voorkomen dat deze nieuwsbrieven uw mailbox verstoppen, moet u selecteren welke u echt wilt ontvangen en welke niet.
Elke mail van dit type die naar beneden scrolt heeft een link, vaak geschreven in een klein en verborgen lettertype, om zichzelf van de mailinglijst te verwijderen en deze berichten niet langer te ontvangen.
Soms is het een link naar de knop Afmelden, soms is het " verwijderen ", terwijl u in sommige gevallen een nieuw bericht moet schrijven waarin u wordt verzocht om verwijdering van de mailinglijst.
Na op Afmelden te hebben gedrukt, automatiseren de serieuzere sites de annulering, terwijl andere de gebruiker dwingen verbinding te maken met hun account en de opties voor e-mailmeldingen te wijzigen.
Het probleem wordt zo erg gevoeld dat sommige diensten zijn gecreëerd om nieuwsbriefabonnementen automatisch te elimineren, zoals Unroll.me dat werkt met mail, Hotmail en Yahoo en met de e-mailclients van mobiele telefoons en pc's (Outlook en Thunderbird).
Om spam tegen te gaan, bieden Yahoo, Google Mail en Hotmail-services uitstekende filters (vooral YahooMail), maar om deze bescherming te vergroten zijn er enkele gratis programma's om spam-e-mails te blokkeren.
Nadat je een beetje hebt schoongemaakt, moet je je inbox-berichten ordenen om ze te verzamelen .
Wanneer u e-mails ontvangt van websites waarmee u contact wilt houden, kunt u uw inbox verkleinen met Google InBox voor gebruik in plaats van Gmail
Facebook heeft een systeem voor e-mailmeldingen geïmplementeerd (in de accountinstellingen -> meldingen ) waar u ervoor kunt kiezen om alleen belangrijke updates en samenvattende e-mails per e-mail te ontvangen in plaats van individuele e-mailmeldingen.
Degenen die Gmail gebruiken, hebben veel applicaties en plug-ins beschikbaar die Gmail optimaliseren en de mailbox opruimen.
Onder deze wil ik bijvoorbeeld wijzen op de Sortd- plug-in voor Gmail, die integreert met Gmail en automatisch berichten organiseert door ze in verschillende kolommen te verdelen.
Wat betreft de organisatie van inkomende e-mailberichten in mappen, is het in alle e-mailservices mogelijk om automatische regels te maken om e-mails te filteren .
Als je goed wordt in het instellen van filterregels, kun je e-mail sorteren of automatische antwoorden geven.
Als u zich bijvoorbeeld hebt geabonneerd op de Navigaweb.net-nieuwsbrief, kunt u een dergelijk filter maken, alle dagelijkse e-mails met de nieuwe artikelen worden samen opgeslagen, misschien met de instelling "al gelezen", en daarom wordt het gemakkelijk om ze opnieuw te lezen wanneer u willen en zoeken naar eerdere berichten.
Op Gmail is er de plug-in van de vooraf gedefinieerde antwoorden (deze is te vinden in de Labs-instellingen en moet worden geactiveerd) met vooraf geconfigureerde sjablonen, onmisbaar om snel te reageren op herhaalde berichten.
Het verzenden gaat niet automatisch, maar op deze manier zijn er slechts twee klikken nodig om het antwoord te verzenden, zonder altijd dezelfde dingen te moeten herschrijven (in een andere mail moest ik een ander programma melden om modellen en faxen te maken voor geautomatiseerde antwoorden) )
In combinatie met filters is het ook mogelijk om voor bepaalde zoekwoorden automatische reacties in te stellen.
Een andere uitstekende plug-in voor Gmail is Boomerang, waarmee u het verzenden van e-mails kunt uitstellen en daarom gedateerde berichten kunt verzenden: ik schrijf het nu, ik stuur het binnen twee uur, voor strategie of persoonlijke organisatie.
Boomerang is slechts een van de handigste plug-ins voor Gmail in de Google Chrome-browser .
Erg handig dan, bij Gmail, de "uitstel" om het lezen van de e-mail uit te stellen.
Ten slotte kun je waarschuwingen op je computer ontvangen voor inkomende berichten met tools zoals EmailTray of, beter nog, Pop Peeper die met elk programma of e-mailservice werkt.
In andere berichten heb ik ook de tools gerapporteerd om meldingen van nieuwe e-mails op de desktop in Gmail te ontvangen en de extensies voor meldingen van ongelezen e-mails in Chrome en Firefox .
