Een van de meest voorkomende verschrikkingen wanneer we documenten maken met de Office-suite, is het verlies van al het werk dat tot dan toe is gedaan als gevolg van een plotselinge stroomuitval of een Windows-fout, met een gedwongen herstart. Deze scenario's komen steeds minder voor, maar we kunnen het werk beschermen door Word, Excel en PowerPoint te programmeren om het document automatisch op te slaan terwijl we het nog aan het maken zijn: door op deze manier te handelen, verliezen we in het ergste geval alleen de laatste momenten voor het probleem of blackout. In deze handleiding laten we u zien hoe u het automatisch opslaan van bestanden in Word, Excel en PowerPoint activeert, om het werk op kantoor of thuis altijd te beschermen; als dit niet genoeg is (we lopen het risico van bestandsbeschadiging), zullen we u ook laten zien hoe u de bestandsgeschiedenis kunt gebruiken om een oude revisie van het bestand te herstellen, zodat u altijd op een goed punt opnieuw kunt beginnen en niet opnieuw hoeft te beginnen.
LEES OOK -> Herstel beschadigde, corrupte of verloren Word-documenten en Excel-bestanden
1) Automatisch opslaan in Office 365
Als we een abonnementskopie van Office 365 hebben, is automatisch opslaan beschikbaar door het bestand rechtstreeks te uploaden naar OneDrive, OneDrive voor Bedrijven of SharePoint Online (voor bedrijven): op deze manier synchroniseren de verschillende Office-programma's elke wijziging die op de bestanden (met tussenpozen van enkele seconden), zodat u zich nooit zorgen hoeft te maken over problemen. Daarom schakelen we eerst de OneDrive-client op onze pc in met Windows 10, op zoek naar het pictogram in de rechter benedenhoek of op zoek naar het OneDrive- item in het menu Start.
Als we eerdere versies van Windows hebben of een Mac gebruiken, downloaden we OneDrive.
Zodra de gesynchroniseerde OneDrive-map is ingeschakeld, gaan we naar het Office-programma dat moet worden gebruikt, beginnen met het schrijven van het document ( Nieuw ) en klikken vervolgens op Bestand -> Opslaan bovenaan en selecteer OneDrive -> Persoonlijke map als het pad. Het bestand wordt onmiddellijk opgeslagen in de cloud en in het bovenste deel van het venster zien we de knop Automatisch opslaan verschijnen.
In een ander artikel de handleiding voor het synchroniseren van mappen in Onedrive.
Als de knop actief is, hoeven we ons geen zorgen meer te maken over het opslaan met tijdsintervallen, omdat alles is gesynchroniseerd met de cloud (er moet natuurlijk een internetverbinding zijn). Als we een oude versie van het bestand willen herstellen, klikt u gewoon op de knop die is opgeslagen in OneDrive rechtsboven en gebruikt u het menu Bekijk alle versies .
Op deze manier kunnen we automatisch opslaan en indien nodig herstellen, zelfs in het geval van problemen met de pc (we kunnen het werk altijd voortzetten op een andere pc die is geconfigureerd met ons Office 365-account).
Als we nog geen Office 365 hebben, kunnen we ons hier aanmelden voor een serviceabonnement -> Koop Office 365.
Er is ook een proefperiode van 1 maand beschikbaar voor het basispakket, zodat u alle voordelen van een Office-abonnement kunt evalueren in plaats van de hele suite te kopen voor offline productie.
2) Automatisch opslaan op offline versies van Office
Als we geen Office 365 hebben maar een gratis verkoopversie (met de klassieke licentie van onbepaalde geldigheid), is het automatisch opslaan in de cloud niet beschikbaar, maar we kunnen het automatisch opslaan voor offline bestanden altijd overnemen.
In dit geval gebruiken we het revisiesysteem dat in Office is geïntegreerd, zodat we wijzigingen die we niet handmatig opslaan met kortere tussenpozen kunnen opslaan (we herinneren u eraan dat u gewoon op CTRL + B op het toetsenbord drukt om de gemaakte voortgang onmiddellijk op te slaan).
Om automatisch opslaan in winkelversies van Office mogelijk te maken, openen we elk document met Office-programma's, klikken bovenaan op Bestand en gaan naar het Opties -> Pad opslaan .
Vanuit dit venster zorgen we ervoor dat de extensie van de meest recente kantoorbestanden wordt aangegeven (bijvoorbeeld docx, xlsx enz.), We zetten het vinkje onder het item Auto-save informatie opslaan elke, we stellen een interval van 1 minuut in (het minimum dat we kunnen instellen) en we activeren ook het item Houd de nieuwste versie automatisch hersteld als deze sluit zonder op te slaan .
De automatisch opgeslagen informatie wordt opgeslagen in het pad dat wordt aangegeven in het veld Autosave-bestandspad, dat ook een map van elke cloud kan zijn (als we OneDrive of Google Drive hebben gesynchroniseerd, kunnen we de wijzigingen daarheen wijzen en dus een continue back-up hebben).
Om bestanden te herstellen na een black-out of een systeemfout, opent u Office gewoon opnieuw en gebruikt u de tool voor bestandsherstel, die zal putten uit de back-up die we eerder hebben geconfigureerd. Helaas slaat dit systeem alleen de wijzigingen op die elke minuut worden aangebracht: als we erg snel schrijven, kan een ontbrekende minuut veel documenten opblazen op het moment van herstel.
3) Hoe Windows Bestandsgeschiedenis te gebruiken
Als we een extra back-upsysteem willen, zodat we ook bestanden kunnen herstellen die zijn beschadigd door fouten, plotseling opnieuw opstarten of malware, kunnen we vertrouwen op het reddingssysteem genaamd Bestandsgeschiedenis, aanwezig op Windows 10 (maar ook op eerdere versies van het besturingssysteem ).
Om Bestandsgeschiedenis op Windows te activeren, open je het Start-menu linksonder, zoek je naar Back-upinstellingen en open je het eerste item dat bovenaan verschijnt; vanuit het nieuwe menu stellen we een back-upschijf in (een USB-stick, een externe harde schijf of een netwerkbron) door te klikken op Een schijf toevoegen .
Nadat we het back-uppad hebben toegevoegd, klikken we op Meer opties, selecteren we elke 10 minuten in het menu Back-up van bestanden en voegen we ten slotte de back-upmap toe (waar we de Office-bestanden hebben opgeslagen) door op de knop Map toevoegen te klikken.
Het systeem maakt elke 10 minuten automatisch een back-up, zodat u altijd een kopie van onze Office-documenten op een aparte schijf hebt staan. Voor meer informatie over de back-upsystemen nodigen we u uit om de onderstaande gids te lezen.
LEES OOK -> Maak een back-up van gebruikersmappen om persoonlijke gegevens in Windows op te slaan
