Iedereen zal vroeg of laat te maken krijgen met spreadsheets, een van de meest complexe en krachtige tools die op een computer op de werkplek kunnen worden gebruikt. Dit volgende is niet bedoeld als een gids voor beginners op spreadsheets, maar is bedoeld om vier soorten activiteiten te benadrukken die u moet weten, om goed te zijn met programma's zoals Excel. Microsoft Excel is zeker het meest gebruikte programma ter wereld om tabellen en spreadsheets te maken, maar dezelfde functies zijn ook beschikbaar in gratis suites zoals LibreOffice en op Google Docs.
Om succesvol te zijn in kantoorwerk, of op zijn minst om het leven gemakkelijker te maken en om jezelf beter te promoten bij het aannemen van sollicitatiegesprekken, moet je goed worden in het gebruik van Excel (of een gelijkwaardig programma zoals LibreOffice en Google Docs ) en in staat zijn om ten minste de volgende 4 activiteiten uit te voeren .
LEES OOK: Berekeningen maken in Excel
1) Voer snel gegevens in met behulp van formulieren of formulieren
Het invoeren van gegevens in een spreadsheet is het startpunt van elke tabelanalyse. Alle Excel-beginners schrijven gegevens handmatig in cellen, maar ze zouden veel sneller een formulier gebruiken Het formulier is een zelfgestuurd formulier voor snelle gegevensinvoer in cellen om te schrijven en druk op Enter om naar de volgende cel te gaan .
In Excel 2013 was de formulierknop enigszins verborgen.
Om het te vinden, moet je op het lint bovenaan drukken en ervoor kiezen om het aan te passen om de modulesknop toe te voegen.
In andere versies van Excel drukt u in plaats daarvan op de Office-toets, gaat u naar Excel-opties en past u deze aan door het formulier toe te voegen.
Zodra u op de knop Formulier drukt, kunt u een formulier (of een sjabloon of een gegevensinvoermasker) maken door de kolomkoppen te schrijven.
In LibreOffice Calc kunt u gegevens met het formulier invoeren door op het menu Gegevens-> Formulier te drukken.
Voordat ik het formulier gebruik, moet ik de kolomkoppen maken, zodat de compilatie snel en begeleid wordt.
In Google Drive (Google Docs) vormen formulieren een object op zich waarmee u enquêtes met meerdere reacties kunt maken om online te delen.
U kunt een formulier maken met de knop Maken of u kunt het (met het menu Invoegen ) in een spreadsheet invoegen .
Help-pagina's in het Italiaans:
- Voor Libreoffice Calc
- Office Excel
- Google-spreadsheet
2) Voer berekeningen uit met functies en formules
Zodra de gegevens in de cellen zijn ingevoerd, is waarschijnlijk een bewerking of berekening vereist.
Functies en formules moeten in het tekstvak hierboven worden geschreven en u kunt de gegevens van een spreadsheet manipuleren, eenvoudige wiskundige bewerkingen uitvoeren, getallen in een kolom toevoegen, gemiddeld zijn of zelfs werken met objecten uit de echte wereld, zoals datums of het geld.
Alle rekenprogramma's hebben hun eigen set functies, met enkele verschillen.
Deze pagina's in het Italiaans bevatten alle formules die kunnen worden uitgevoerd op Excel, LibreOffice Calc en Google Drive.
Ze allemaal uit het hoofd kennen is onmogelijk, maar weten wat je het meest gebruikt en wat je nodig hebt voor je werk is essentieel.
Enkele basisbewerkingen zijn bijvoorbeeld:
- De som van de getallen in de cellen: = SOM (A1; B1) telt twee getallen op, terwijl = SOM (A1: A5) de som is van alle cellen van A1 tot A5.
- = GEMIDDELDE (A1; B1) is het gemiddelde van twee getallen; = GEMIDDELDE (A1: A10) is het gemiddelde van de nummers A1 tot A10.
Elke formule is ook te vinden in het menu Invoegen - Formule .
U kunt ook twee functies combineren en een formule maken zoals bijvoorbeeld = RONDE ((SUM (A1: A10)); 0) om de decimalen af te ronden van de som van de getallen A1 tot A10.
Lees over de functies: Formules gebruiken om op Excel te rekenen (AANTAL en SOM)
3) Sorteer de gegevens met filters en draaitabellen
Nadat u de onbewerkte gegevens hebt ingevoerd en alle berekeningen hebt uitgevoerd met behulp van de functies en formules, moet u nu verschillende manieren creëren om ze te bekijken.
U kunt een reeks gegevens op kolom sorteren: druk op CTRL-A om het hele blad te selecteren, ga naar het tabblad Gegevens van het lint, druk op " Sorteren " en kies de kolom en het criterium dat bijvoorbeeld op nummer kan zijn bestelling.
Altijd vanuit het Data menu kun je ook Filters invoegen, bijvoorbeeld om dubbele elementen uit te sluiten.
Draaitabellen zijn geavanceerde filters die worden gebruikt om grote lijsten met gegevens te filteren die anders onmogelijk te lezen zouden zijn.
Met draaitabellen kunt u een aantal gegevens samenvatten en er slechts een paar bekijken, waardoor de rest verborgen blijft.
In Excel maakt u de draaitabel vanuit het menu Invoegen in LibreOffice Calc vanuit het menu Gegevens.
Voor meer informatie zijn er gidsen in het Italiaans voor:
- filter gegevens in Excel
- Draaitabellen in Libreoffice
- draaitabellen in Google Drive.
4) Maak macro's voor repetitieve taken
Werken met Excel kan erg saai zijn omdat het vaak om repetitieve taken gaat.
Om te voorkomen dat u elke dag hetzelfde werk doet, kunt u een macro maken en de dingen die u doet opnemen, zodat de computer het zelf kan doen.
Macro's zijn een sterk punt van Excel, terwijl u in Libreoffice voorzichtig moet zijn omdat sommige macro's mogelijk niet compatibel zijn met Microsoft Office.
In Excel, LibreOffice en Google Drive is het mogelijk om complexere macro's te maken met programmeerscripts die enige studie vereisen.
Hier zijn enkele bronnen om aan de slag te gaan:
- Excel: werken met macro's
- Excel Macro (in het Engels)
- LibreOffice: eerste stappen met macro's
- Google Drive: overzicht van Google Apps Script (alleen in het Engels).
Al deze functies zijn slechts het topje van de Excel-ijsberg en andere programma's. Het gebruik van spreadsheets is een andere professionaliteit en een discipline waarin je jezelf heel diep kunt onderdompelen.
LEES OOK: 6 handigste Excel-functies om gegevens te filteren en grafieken te bekijken
