Het op een ordelijke manier beheren van een e-mailbox betekent twee basiszaken: het leegmaken en altijd leeg houden van de sectie met ongelezen berichten en het organiseren van de inbox door middel van filters en labels. Terwijl we voor het ordenen van de e-mail al verschillende handleidingen hebben gezien, waaronder die voor het bestellen van de inbox met filters en aliassen in Gmail, zien we hier de beste manier om de inbox snel opnieuw in te stellen, zonder noodzakelijkerwijs elk ontvangen bericht te moeten lezen in Gmail en zonder iets te verwijderen.
De truc om inkomende e-mail met Gmail altijd op nul te houden (maar is ook van toepassing op andere mailboxen) is om de mysterieuze en weinig gebruikte functie te gebruiken die de e-mail "archiveert", dat wil zeggen om deze verborgen te houden, zonder deze echter te verwijderen en te bewaren ongelezen berichten gemarkeerd.
Wanneer u de knop Archiveren op de geselecteerde e-mailberichten gebruikt, worden ze uit de inbox verwijderd .
Gearchiveerde berichten worden echter niet verwijderd uit Gmail, maar alleen uit de map met ontvangen berichten.
De melding van een bericht verdwijnt, zelfs als die e-mail niet is gelezen.
In elk e-mailbeheerprogramma of -toepassing, zoals Gmail, zijn e-mails voornamelijk verdeeld in 5 secties:
- Inbox moet alle ontvangen e-mails bevatten die significant en interessant zijn.
- E-mail verzonden, met e-mails verzonden naar anderen.
- Spam, waarbij e-mails automatisch als ongewenst worden beschouwd.
- Prullenbak, verwijderde e-mails
- Gearchiveerd, alle berichten verwijderd uit de Inbox, maar niet verwijderd.
De e- mailberichten die niet direct gelezen of geopend moeten worden, maar die nog beter bewaard en niet verwijderd worden, moeten daarom naar het Archief verplaatst worden.
De verschillen tussen gearchiveerde en weggegooide e-mails zijn erg belangrijk:
Gearchiveerde e-mails worden na een bepaalde periode niet automatisch verwijderd, zoals gebeurt bij degenen die naar de prullenbak zijn verplaatst, maar blijven in Gmail totdat ze handmatig worden verwijderd.
Gearchiveerde berichten worden ook opgenomen in algemene zoekopdrachten via de Gmail-zoekmachine, wat niet het geval is voor spam of verwijderde e-mails.
Gearchiveerde e-mails tellen mee voor de limiet van de opslagruimte van Gmail, terwijl verwijderde e-mails daarentegen niet meetellen.
Gearchiveerde e-mails, zoals hierboven vermeld, worden niet automatisch gemarkeerd als gelezen en als u een e-mail archiveert zonder deze te openen of te lezen, blijft deze gemarkeerd als ongelezen, zelfs als deze niet wordt opgenomen in de telling van de te lezen e-mail.
Waar komen de in Gmail gearchiveerde berichten "> alle berichten " terecht om alle e-mailinboxen en die in het archief allemaal samen weer te geven.
Als u Microsoft Outlook gebruikt, is er in plaats daarvan een tabblad Archief om alleen door die te bladeren.
E-mails die met een label zijn opgeslagen, zijn dan zichtbaar in de verschillende mappen met een label, zowel die welke Gmail automatisch maakt als gepersonaliseerde.
Nu we weten hoe we de functie kunnen gebruiken om berichten te archiveren, gaan we kijken hoe we deze kunnen gebruiken om het aantal ongelezen berichten in de inbox opnieuw in te stellen .
Allereerst kunt u een filter maken om alle ongelezen berichten, inclusief oude, in één keer te archiveren zonder ze te verwijderen.
Druk vervolgens op de pijl-omlaag in het zoekvak van Gmail, druk op de knop naast Zoeken en plaats "ongelezen berichten".
Druk onderaan op de filterlink maken met deze zoekopdracht, bevestig de actie en selecteer in het filtervenster alleen het vak "Inbox negeren (archief)".
Voordat u op Filter maken klikt, selecteert u de optie " Filter ook toepassen op eerdere gesprekken ".
Alle ongelezen berichten tot nu toe worden daarom gearchiveerd en het nummer dat de te lezen e-mails weergeeft, wordt gereset.
Open ten slotte de Gmail-instellingen door op de tandwielknop in de rechterbovenhoek te drukken, ga naar het gedeelte Filters en verwijder het nieuw gemaakte filter (om te voorkomen dat de volgende inkomende berichten automatisch worden gearchiveerd).
Door filters voor e-mailberichten te maken, kunt u ervoor zorgen dat e-mails van goed gedefinieerde adressen automatisch worden gearchiveerd, waardoor ze ongelezen blijven.
U kunt ook alle berichten archiveren, zowel gelezen als ongelezen, die vóór een bepaalde datum zijn ontvangen .
Om dit te doen, zoek in: inbox vóór: 2016/12/31 (in dit voorbeeld wil ik alle berichten ontvangen die vóór 31 december 2016 zijn ontvangen), druk vervolgens op Filter maken voor deze zoekopdracht en selecteer de actie Inbox negeren (Archief ), met de optie om het filter toe te passen op alle gesprekken.
In de toekomst, wanneer u een bericht ontvangt dat u niet hoeft te lezen (zoals een melding van Facebook, Amazon of andere apps), zonder het te verwijderen, kunt u het rechtstreeks indienen.
Om een e-mail in Gmail te archiveren, selecteert u deze gewoon in de lijst en drukt u vervolgens op de knop Archiveren bovenaan om deze uit de inbox te laten verdwijnen.
De actie voor het archiveren van berichten kan worden versneld op een pc door E-mail te selecteren en op de E-toets op het toetsenbord te drukken.
In Gmail voor Android ga je naar Menu> Instellingen> Algemene instellingen> Standaardactie van Gmail en kies je Bestand (in plaats van Verwijderen.
Veeg op deze manier een bericht naar links of rechts om het te archiveren zonder het te verwijderen.
Ook op Gmail voor iPhone en iPad kun je de knop Archief gebruiken nadat je de inbox-berichten hebt geselecteerd.
Als je per ongeluk een bericht hebt gearchiveerd, kun je het gemakkelijk terugsturen naar je Inbox, door ernaar te zoeken in de lijst Alle berichten, het te selecteren en vervolgens de toets te gebruiken om het naar de Inbox te verplaatsen.
