Gmail is een van de meest succesvolle services die door Google is ondertekend, omdat vrijwel iedereen een e-mailaccount gebruikt bij het aanmelden voor een nieuw Google-account (op de smartphone, op YouTube enz.). Vóór Gmail waren online e-mailservices onhandig in gebruik, zeer beperkt en vereisten een desktopclient zoals Microsoft Outlook om fatsoenlijk te kunnen werken. Gmail is in plaats daarvan een echte webgebaseerde e-mailclient, krachtig en zo vol met functies dat het een handleiding met honderden pagina's nodig zou hebben! Gmail blijft de meest populaire online service voor e-mail, ook al benut niet iedereen zijn kracht volledig: om het goed te kunnen gebruiken, laten we u in dit artikel de beste functies zien die het onderscheiden van de concurrentie. Het gebruik van Gmail-e-mail zal na het lezen van deze handleiding nooit meer hetzelfde zijn!
LEES OOK -> Synchroniseer het adresboek tussen Gmail en Outlook en importeer contacten
Als we nog geen Gmail-account hebben, kunnen we dit oplossen door hier een Google-account te openen -> Nieuw Google-account .
Om Gmail vanaf smartphone of tablet te gebruiken, kunnen we de specifieke app hier downloaden -> Gmail ( Android ) en Gmail ( iPhone ).
1) Onderzoek
Aangezien Gmail een Google-service is, is het duidelijk dat het zoeken naar e-mails beter kan zijn dan in welk ander programma of webmailservice dan ook. Desgewenst is het ook niet nodig om mijn e-mails in mappen te sorteren, omdat er nauwkeurig en snel naar kan worden gezocht.
Het belangrijkste is om de handigste Gmail-operators te kennen voor het geavanceerd zoeken naar e-mail en bijlagen .
We kunnen bijvoorbeeld alle e-mails doorzoeken op datum, inclusief de e-mails die op die dag of in de voorgaande of volgende dagen zijn ontvangen: we kunnen bijvoorbeeld in de zoekbalk " after: 2018/12/25 " typen om alle ontvangen e-mails te doorzoeken na Kerstmis, in plaats van " voor: 2018/12/25 " om te zoeken naar e-mails die vóór Kerstmis zijn ontvangen. Als we daarentegen lange tijd ongelezen berichten hebben, maar "verdwenen" tussen de talloze volgende berichten, kunnen we altijd het menu Alle berichten openen (balk aan de linkerkant) en de zoekbalk typen " is: ongelezen ", om te bekijken alle ongelezen e-mails omdat we het actieve Gmail-account hebben.
2) Hoe filters te gebruiken
Met Gmail kunnen we filters gebruiken om het beheer van ontvangen berichten te automatiseren op basis van de afzender, op basis van het onderwerp, op basis van het onderwerp enz. Elke e-mail kan worden omgezet in een filter door op de drie stippen naast de e-maildatum en -tijd te drukken en de filterberichten van dit type item te gebruiken . Als alternatief kunnen we direct een filter maken door bovenaan op de driehoek rechts van de zoekbalk te klikken en de verschillende velden in te vullen.
Naast de knop Zoeken kunnen we ook de knop Filter maken gebruiken, zodat we alle resulterende e-mails op een uitstekende manier kunnen filteren. Het filter kan ook met terugwerkende kracht zijn, dat wil zeggen geldig voor het organiseren van reeds ontvangen e-mails.
LEES OOK: Bestel de inbox met filters en aliassen in Gmail om de ontvangen e-mails te beheren
3) Hoe labels te gebruiken
In plaats van filters te gebruiken, kunt u labels gebruiken als een soort bindmiddel om uw e-mail te ordenen.
Gmail past al automatisch de juiste labels toe op basis van zijn algoritmen (door Faceboook-berichten in bijvoorbeeld Social in te voegen of Amazon-zendingen in Updates ), maar we kunnen het beheer van labels verbeteren en nieuwe maken door op het symbool te klikken in de vorm van versnelling en ga naar het menu Instellingen -> Labels .
Als we in plaats daarvan een label willen wijzigen dat is toegewezen aan een reeds ontvangen e-mail, open het dan en klik op de knop Label bovenaan.
4) Gebruik Gmail met andere e-mailaccounts
Met Gmail is het heel eenvoudig om andere e-mailaccounts te importeren, zodat je berichten van andere adressen kunt ontvangen en ook e-mails kunt verzenden met die adressen. Om e- mailaccounts toe te voegen, klikt u op het tandwielsymbool en gaat u naar Instellingen -> Account en import, en klikt u vervolgens op Nog een e-mailadres toevoegen . Gmail gebruikt IMAP en SMTP om e-mail van andere operators te kunnen ontvangen en verzenden; veel hiervan zijn zelfconfigurerend (voer gewoon uw e-mailadres en wachtwoord in), in andere gevallen zullen we de toegangsparameters moeten herstellen voor handmatige configuratie.
Voor meer informatie raden we aan het artikel te lezen over het importeren en beheren van andere e-mailaccounts in Gmail met meerdere vakken
5) Annuleer het verzenden van een e-mail
Zoals te zien is in een ander artikel, kunt u de functie activeren om het verzenden van een per ongeluk verzonden e-mail te annuleren, zodat u onmiddellijk elke dwaas of misverstanden kunt verhelpen. Op deze manier hebben we, nadat we op de knop E-mail verzenden hebben gedrukt, nog een paar seconden de tijd om het te annuleren als we het mis hadden. Normaal gesproken is de tijd voor heroverweging beperkt tot 5 seconden, maar als we de tijd voor het annuleren van een e-mail willen verlengen, kunnen we deze wijzigen in het menu Instellingen -> Algemeen, door het item te wijzigen in Verzenden annuleren -> Annuleringsperiode van de verzenden .
We kunnen een maximum van 30 seconden instellen, daarnaast is het niet toegestaan (ook om het verzenden van de e-mail naar de Gmail-servers niet te veel te vertragen).
6) Activeer standaard "Allen beantwoorden"
Wanneer er een nieuw groepsbericht binnenkomt in Gmail, kunnen we ervoor zorgen dat wanneer u op Beantwoorden klikt, de e-mail wordt geadresseerd aan alle adressen die zijn gemarkeerd in het veld voor de ontvanger en niet alleen aan de afzender. Deze optie kan worden geactiveerd in Instellingen -> Algemeen en door het vinkje te activeren op het antwoord op alle items, aanwezig in het standaard reactiegedrag .
7) Hoe u automatische antwoorden kunt sturen wanneer we afwezig zijn
Als we langere tijd afwezig zijn en we willen dat iedereen die ons via e-mail op de hoogte stelt van onze onbeschikbaarheid, kunnen we de automatische responder op Gmail instellen, die onmiddellijk een persoonlijk bericht stuurt naar alle afzenders die contact met ons opnemen. Om het te configureren, klikken we altijd op de tandwielknop en gaan we vervolgens naar Instellingen -> Algemeen .
Scroll naar beneden op de pagina tot je bij de sectie Auto-responder bent .
We stellen een startdatum en een einddatum in (optioneel), voegen een korte tekst in Onderwerp en onze redenen of excuses voor het ontbreken of het ontbreken van een reactie in, zodat we iedereen die besluit ons per e-mail te antwoorden tijdig in kennis stellen.
Om te voorkomen dat er e-mail naar nieuwsbrieven of serviceberichten wordt gestuurd, kunnen we de optie Alleen beantwoorden aan mensen in mijn contactpersonenitem aanvinken, zodat alleen vertrouwde mensen automatisch antwoorden. Klik aan het einde van de configuratie op Activeer auto-responder en sluit Gmail volledig: we zijn klaar om te vertrekken voor de vakantie of voor een lange reis zonder al te veel gedachten!
8) Bijlagen in Google Drive
Gmail is geïntegreerd met de Google Drive-cloudservice, dus de ontvangen bijlagen kunnen altijd worden opgeslagen in de Google-cloudruimte om ze bij je te dragen op je pc of andere apparaten.
Dit is erg handig om zelfs grote bestanden op te slaan en te verzenden en om te profiteren van de weergave- en bewerkingsfuncties van documenten met Google Docs.
LEES OOK -> In Gmail worden bijlagen en ontvangen bestanden geopend in preview en worden opgeslagen in Google Drive
9) Gereserveerde modus voor vertrouwelijke e-mails
Zoals al uitgelegd, is het mogelijk om beveiligde e-mails in Gmail te verzenden met vervaldatum en wachtwoord.
Dankzij deze functie kunnen berichten met vertrouwelijke en gevoelige informatie worden verzonden, zodat alleen de ontvanger ze kan openen en ook zodat ze na het voor het eerst lezen van die e-mail automatisch worden verwijderd.
10) Gebruik Gmail als een complete client
Gmail kan worden beschouwd als een echte e-mailclient vanwege enkele eigenaardige functies:
- Je hebt overal toegang tot Gmail via de browser of via de app, zolang het maar een pc, smartphone of tablet met internettoegang heeft
- Je kunt Gmail ook offline openen zonder internetverbinding
- Alle verzonden en ontvangen e-mails van Gmail kunnen naar de pc worden gedownload
- Andere e-mailaccounts kunnen ook binnen Gmail worden gebruikt
- Je kunt e-mail in Gmail snoozen om ze opnieuw te ontvangen
- Spam-e-mails kunnen worden geblokkeerd met een krachtig filter dat wordt beheerd door kunstmatige intelligentie in Gmail.
- Je kunt e-mail archiveren in Gmail om je inbox opnieuw in te stellen zonder iets te verwijderen
- U kunt het verzenden van e-mails naar een toekomstige datum in Gmail plannen
Dus als we op zoek zijn naar een manier om Outlook te vervangen bij het beheer van e-mails, is het misschien tijd om alleen Gmail te gebruiken voor al onze e-mailboxen, zodat we altijd alle werkberichten of persoonlijke berichten bij de hand hebben.
LEES OOK: Volledige gids voor Gmail om aan de slag te gaan en experts te worden
