Om te begrijpen hoe Microsoft Access werkt en wat het is, moet u ook het concept van de database begrijpen. Toegang is een van de belangrijkste programma's van de Microsoft Office-suite, dus wie Word, Excel en Powerpoint heeft, heeft zeker ook toegang, zelfs als hij het nooit heeft gebruikt.
Het probleem met Access is dat wanneer u het opent, u niet begrijpt wat u moet doen.
Hoewel Excel op het eerste gezicht vrij duidelijk is, wordt Access in plaats daarvan leeg geopend en zelfs als u met een van de vooraf ingestelde modellen kunt werken, bent u ontheemd door de diversiteit in vergelijking met andere Office-software.
Microsoft Access 2007 of 2010 is niet zo moeilijk als het op het eerste gezicht lijkt, voor sommigen is het zelfs gemakkelijker dan Excel, alleen dat het voor een specifiek doel moet worden gebruikt en enige voorbereidende voorbereiding vereist.
Het creëren van een database betekent het creëren van een gegevensrecord, dat wil zeggen een reeks tabellen, misschien met elkaar verbonden, die een lijst kan zijn van mensen, producten, objecten, geldsommen enzovoort.
Met Access kunt u zelfs uw eigen gepersonaliseerde programma maken voor het beheer van deze gegevens, ze snel invoegen en ze gemakkelijk kunnen verwerken, filteren en bestuderen.
Kan niet uitleggen hoe Access in een enkel artikel wordt gebruikt; over dit programma met oneindige mogelijkheden zijn min of meer complexe handleidingen geschreven.
Deze korte inleidende post is alleen bedoeld om u erop te wijzen dat u met Access ook de tafels van een restaurant, de kamers van een hotel of zelfs de uitgaven van uw bedrijf, de uitgegeven of ontvangen facturen, de boeken van een bibliotheek, de lijst met cd's en elk ander type gegevens.
Thuis toegang leren kan in eerste instantie een vervelende klus zijn, maar ik kan je verzekeren dat het begrijpen van Access brede banen kan opleveren (niet veel mensen zijn goed in Access) en elke activiteit op de computer kan vergemakkelijken.
Microsoft Access is een RDBMS ( Relational Database Management System ), dat is een relationele database, waarin de gegevens aan elkaar zijn gekoppeld door afhankelijkheidsrelaties .
Het is niet ideaal voor grote databases die verschillende programma's nodig hebben, maar het is de gemakkelijkste databasesoftware, gratis (in de zin dat het wordt meegeleverd met Excel Word en Powerpoint) en werkt ook goed met 10 gelijktijdige gebruikers.
Het belangrijkste verschil met Excel is dat je in de Access-tabellen ruwe gegevens moet invoeren en geen wiskundige berekeningen zoals in Excel.
Probeer vervolgens Access te openen vanuit het Windows Start-menu en maak een nieuwe lege database door deze een naam te geven.
In Access moeten de structurele wijzigingen worden opgeslagen, maar de gegevens worden automatisch opgeslagen wanneer ze worden ingevoerd.
Het eerste dat u moet doen, is een tabel maken, een basiselement dat werkt als een normale spreadsheet, waarbij het echter niet zo belangrijk is om de gegevens in te voegen als om de kolommen te specificeren.
Met de rechtermuisknop klikt u op de tabelstructuur waar u de eigenschappen van elk veld kunt specificeren.
Elke tabel moet een primaire sleutel hebben die de normale teller kan zijn of een andere incrementele numerieke waarde, waarbij duplicaten niet zijn toegestaan.
Planning vereist dat er zoveel tabellen worden gemaakt voor hoeveel verschillende elementen er zijn .
Als u bijvoorbeeld uw eigen bibliotheek met boeken wilt organiseren, kunt u een tabel maken met de titels, een voor de auteurs, een voor de categorieën en een met de publicatiejaren.
Door de verschillende elementen te scheiden, rekening houdend met het feit dat ze kunnen worden verbonden, kunt u veel flexibelere filters of query's maken.
Toegangstabellen kunnen aan elkaar worden gekoppeld, waarbij de waarden van een kolom worden gekoppeld aan die van een andere tabel.
Vervolgens kunt u een algemene tabel maken die de relaties tussen de elementen samenvat.
De echte lijst met boeken registreert de "Onderzoeks" -waarden van de andere tabellen en linkt naar elke titel, een auteur, het jaar en de specifieke categorie.
Het is niet uit de tabelweergave dat de velden moeten worden ingevuld: in tegenstelling tot Excel kunt u een masker maken dat de interface van het gemaakte programma wordt.
Een masker is een venster dat op een persoonlijke manier is ontworpen, waarin de velden die moeten worden ingevuld voor een snelle invoeging verschijnen.
Terugkomend op het voorbeeld van de boeken, kunt u een masker maken om een nieuwe titel in te voegen en vervolgens de auteur, het jaar en de categorie, door deze waarden te kiezen uit de lijst die al is gemaakt of door een nieuwe naam in andere verbonden maskers in te voegen).
Nadat u een aantal tabellen hebt gemaakt, kunt u query's of filters maken om bepaalde waarden uit de verschillende tabellen te extraheren .
In Access is er een wizard voor het maken van query's die anders moeilijk te begrijpen zouden zijn.
De rapporten zijn statische bladen waarin het mogelijk is om de som te trekken van de gegevens die in de tabellen zijn ingevoegd, om grafieken of samenvattingspagina's te zien die ook op een website moeten worden gepubliceerd.
Macro's en modules zijn het meest complexe onderdeel van Access, waar het mogelijk is om automatismen tussen de waarden in te stellen om het invoegen nog sneller te maken, Access te integreren met andere programma's en de database meer rigide te maken door regels op te leggen.
Wat belangrijk is om te begrijpen over een Access-database is de manier waarop het programma denkt: de tabellen zijn de database, je moet voor elk type record veel tabellen maken die vervolgens kunnen worden samengevoegd, gefilterd met query's en ingevoegd door maskers .
Om Access te leren is het beter om een geïllustreerde en interactieve cursus te downloaden.
Sites zoals HTML.it hebben handleidingen om aan de slag te gaan met Access.
De beste en bijgewerkte online gids in het Italiaans over Access 2010 en Access 2007 is echter die van de Microsoft-site, die een zeer gedetailleerd algemeen overzicht biedt.
