Microsoft Outlook is het meest gebruikte en bekende programma ter wereld om e-mail op uw computer te beheren, zelfs als het een programma is dat deel uitmaakt van de Office-suite. Outlook is van vitaal belang in veel organisaties, niet alleen vanwege de duidelijke mogelijkheden voor e-mailbeheer, maar ook vanwege de agenda, taken en adresboekfuncties.
Voor bedrijven is het gemak om Outlook te verbinden met een Exchange-server, zodat iedereen hetzelfde adresboek en dezelfde agenda's kan delen, wat een uitstekende tool wordt voor samenwerking op bedrijfsniveau.
Voor thuisgebruik wordt Outlook voornamelijk gebruikt om e-mail naar uw pc te downloaden en buiten het internet op te slaan, maar hoewel de meeste mensen zeker geen Exchange-server thuis gebruiken en waarschijnlijk niet eens weten wat het is. functies, Outlook-functies maken het een krachtige tool voor activiteitenbeheer, ook voor persoonlijk en niet-professioneel gebruik, voor het lezen van e-mails, het volgen van afspraken, het organiseren van adresboeken en nog veel meer.
In deze gids maken we een beknopte en geconcentreerde cursus over het gebruik van Microsoft Outlook (met de nieuwste versie, Outlook 2013 ) om de belangrijkste functies te leren kennen en deze met elk e-mailaccount te configureren .
Iedereen die Microsoft Office-programma's heeft (Word, Excel, Powerpoint etc.) heeft ook Outlook op de computer en kan het openen voor een eerste toegang.
Als een product van de Office-serie, zult u een vertrouwde interface vinden, een beetje vergelijkbaar met die van Word, zelfs als het een heel ander ding dient.
De standaardweergave van Outlook is de inbox, bovenaan bevindt zich het lintlint, verborgen om ruimte op het scherm te besparen.
Om het lint snel te zien en te verbergen, drukt u gewoon op de CTRL - F1- toetsen.
U kunt de balk vergrendelen door op de punaise te drukken die dient om hem te repareren en niet meer te verbergen.
Het lintlint maakt het heel gemakkelijk om de knoppen te vinden om de functies te activeren en de programmagereedschappen te gebruiken.
Het tabblad Home heeft verschillende knoppen, afhankelijk van de modus en het scherm waarop u zich bevindt.
Op het hoofdscherm zijn er opties voor mail.
Langs de linkerrand van Outlook zijn er mappen, terwijl onderaan dit paneel de Outlook-modi staan: Inbox, Agenda, Mensen, Taken enzovoort.
Door op de pijl bovenaan het navigatievenster te klikken, wordt deze in het deelvenster vergroot om de mapstructuur van het e-mailaccount te zien.
Klik op de drie stippen om toegang te krijgen tot extra Outlook-modi: Outlook-notities, mappen en snelkoppelingen.
Vanuit de "Navigatie-opties" kunt u de volgorde waarin de verschillende elementen verschijnen wijzigen en compacte navigatie deactiveren als u een grote monitor gebruikt.
Het tabblad Verzenden / ontvangen heeft specifiek betrekking op de inbox-functies, maar verschijnt ook in andere modi (agenda, taken, enz.), Zelfs als ze niet dezelfde functionaliteit hebben.
Afhankelijk van het type e-mailprotocol dat u gebruikt (IMAP of POP), kunt u al dan niet alleen de berichtkoppen downloaden, berichten markeren of deselecteren om te downloaden en andere functies (die alleen beschikbaar zijn met de IMAP-protocol, altijd aanbevolen)
Via het maptabblad kunt u de mappen in uw e-mailaccount beheren, nieuwe maken en de regels kiezen voor het automatisch archiveren van oude e-mails en andere eigendommen.
In de kalendermodus zijn er geen mappen, dus vanuit dit menu kunnen agenda's worden gekopieerd of verplaatst.
De structuur van de mappen is essentieel om de mail te beheren en netjes te houden, om geen belangrijke berichten te missen en de mail gemakkelijker te vinden.
In een ander artikel hebben we gezien hoe u regels en mailfilters op Microsoft Outlook kunt maken om mail in mappen te ordenen .
De weergaveopties bevatten de essentiële functies om bepaalde informatie en elementen van de Outlook-interface te verbergen of weer te geven, waaronder ook herinneringen .
In kalendermodus is het mogelijk om de manier waarop je de dagen ziet te veranderen, met maand-, week- of dagweergave en de kleur.
De opties in het lintlint, zoals hierboven vermeld, veranderen afhankelijk van waar u zich bevindt.
Als u een nieuwe e-mail schrijft, vindt u alle knoppen voor het opmaken van tekst, voor het toevoegen van bijlagen, afbeeldingen, labels enz.
Het tabblad Invoegen is aanwezig in elke sectie van Outlook en stelt u in staat de inhoud van berichten, activiteiten en agenda-evenementen te wijzigen.
In het geval van e-mails is er een knop voor de opties waar de keuze van thema, kleuren, lettertypen en effecten worden gevonden, de CCN (verborgen carbonkopie om de ontvangers van de e-mail te verbergen) en het verzoek om bevestiging van de e-mail lezen.
Het tabblad Revisie bevat de functies voor automatische spelling- en grammaticacorrectie, handig om geen fouten te maken bij het schrijven van e-mails.
U kunt verzonden berichten ook in andere talen vertalen.
Laten we nu verder gaan met het instellen van een e-mailaccount die automatisch of handmatig kan zijn
De eerste keer dat u Outlook start, wordt u gevraagd een account aan te maken, dat u ook in eerste instantie kunt overslaan en later kunt toevoegen.
In feite kunt u Outlook zonder account gebruiken in de modi agenda, taken en notities.
Omdat het echter een programma is dat voornamelijk is ontworpen voor het beheer van e-mail, is het de moeite waard om onmiddellijk een account toe te voegen door de automatische configuratie uit te proberen, waarbij u alleen de gebruikersnaam en het wachtwoord hoeft in te voeren die u gebruikt om toegang te krijgen tot uw inbox.
Als de automatische configuratie niet werkt (het werkt zeker met Hotmail- en Outlook.com-adressen, maar er wordt niet gezegd dat het met andere leveranciers werkt), moet u doorgaan met de handmatige configuratie .
Om een account aan Outlook toe te voegen, moet u naar het tabblad Bestand in het lint gaan en de handmatige instellingsprocedure volgen.
Bij handmatige configuratie is de eerste keuze om een POP- of IMAP-account te gebruiken (of een Exchange-account als u Outlook op kantoor instelt)
We hebben in een ander artikel al de verschillen gezien tussen IMAP en POP, die synthetisch gezien zijn:
- POP of Post Office Protocol is het oudste protocol dat wordt gebruikt om e-mail naar de computer te downloaden.
- Met IMAP kunt u in plaats daarvan de mapstructuur van de webmail kopiëren en de berichten synchroniseren zonder ze van de mailserver te laten verdwijnen, met opties om alleen de berichtkoppen te downloaden, zonder de computer te vullen met duizenden e-mails en bijlagen.
Kies indien mogelijk altijd IMAP.
U kunt de handleiding raadplegen over het toevoegen van een Yahoo Mail-account aan Outlook door de parameters te wijzigen volgens uw e-mailprovider.
In een ander artikel heb ik ook stap voor stap uitgelegd hoe je Microsoft Outlook met Gmail kunt configureren om e-mail van de pc te ontvangen en te verzenden.
In Outlook kunt u zoveel e-mailaccounts toevoegen en beheren als u wilt.
Als u meerdere e-mailaccounts gebruikt, zoals één persoonlijk en één voor werk, kan een e-mailclient zoals Outlook echt een verschil maken en kunt u agenda-afspraken en taken koppelen om uw leven op een bepaalde manier te beheren voltooid.
Nadat u twee accounts heeft toegevoegd, kunt u het account kiezen dat u wilt configureren in de vervolgkeuzelijst bovenaan de pagina Accountinformatie op het tabblad Bestand .
Vanuit de " Accountinstellingen " kunt u een nieuwe account aanmaken, een reeds toegevoegde herstellen, verwijderen, uw favoriete instellen en andere instellingen wijzigen.
Adresboekbeheer en contacten toevoegen in Outlook
Om uw adresboekcontacten te beheren, opent u de Personenmodus vanaf het tabblad Home en voegt u adressen en andere details toe vanuit de hoofdinterface.
Vrijwel zeker zal het echter nodig zijn om het adresboek te importeren van de Google, Yahoo of een ander account dat u gebruikt.
Vervolgens moet u de contacten uit dat adresboek exporteren en vervolgens in Outlook importeren.
Normaal gesproken zou dit een gemakkelijke klus zijn als er niet voor elk account een eigen indeling is en er complicaties kunnen zijn.
De eenvoudigste manier is om je adresboek te synchroniseren tussen Gmail en Outlook en je contacten te importeren.
Anders moet u vCards gebruiken, zoals uitgelegd in de handleiding over het importeren van vCard (vcf) -bestanden in Windows-contacten en in Microsoft Outlook.
Om meer geavanceerde functies van Microsoft Outlook te verkennen die we in andere artikelen hebben gezien:
- Als u meerdere computers heeft om e-mail te raadplegen, maar u kunt geen Exchange-server gebruiken, hebben we in een ander artikel gezien hoe u Microsoft Outlook op meerdere computers kunt synchroniseren .
- Schakel alle antwoorden uit en stuur e-mail door op berichten die met Outlook zijn verzonden
- Stel een e-mail uit voor een geplande verzending
- Hoe een e-mail te vertragen voor een geplande verzending
Als u ten slotte geen Outlook heeft en op zoek bent naar een vergelijkbaar gratis programma, kunt u de lijst met de beste alternatieve e-mailclients naar Microsoft Outlook bekijken om e-mail van uw pc te lezen
