De tijd verstrijkt, nieuwe communicatiesystemen zijn geboren en sterven, maar de belangrijkste voor meer dan een decennium is altijd hetzelfde geweest, e-mails. Tegenwoordig verschillen zelfs de diensten voor het ontvangen van e-mails tussen moderne en innovatieve, met opties om e-mail op verschillende manieren te organiseren en ouderwetse, identiek aan die van tien jaar geleden, zonder enige verbetering.
LEES OOK: De beste gratis e-mailsites waar u een e-mailadres kunt aanmaken
Google Mail, genaamd Gmail, is zeker de krachtigste en meest volwaardige e-maildienst via het web, dus voor degenen die moeite hebben met het beheren van inkomende e-mail, zullen we in dit artikel enkele belangrijke trucs zien die u moet kennen om het beheer te vereenvoudigen. van nieuwe e-mails ontvangen .
Het is een kwestie van het opzetten van een geautomatiseerd systeem om de post op te ruimen, want weet je, als je deze taak ondanks alle inspanningen aan de gebruiker overlaat, zul je onvermijdelijk de oorlog met wanorde verliezen.
Om de Gmail-inbox te automatiseren, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het kwijtraken van belangrijke e-mails en berichten, kunt u deze 6 tips volgen met behulp van de interne functies van de Google-mailsite.
Dit is een compendium van de complete gids voor Gmail .
1) Gebruik filters en labels om automatisch de ontvangst van inkomende berichten te beheren .
Ik had er in het verleden al over gesproken in een algemeen gidsartikel om e-mailfilters te maken op Yahoo Mail, Hotmail en andere e-maildiensten, waaronder Gmail.
Weten hoe u filters in Gmail maakt, is essentieel om nieuwe te maken telkens wanneer u een nieuw bericht in uw inbox ontvangt dat niet automatisch wordt gecatalogiseerd.
Dus als je alle ontvangen berichten in chronologische volgorde hebt staan, maar zonder onderscheid, is het tijd om filters en labels te maken om de e-mail in verschillende mappen te sorteren op afzender, onderwerp of andere criteria.
Omdat het labels zijn, worden berichten niet echt verplaatst van de algemene lijst met inbox, maar worden ze gewoon gefilterd en onderscheiden in de groep, waardoor ze gemakkelijker te vinden en te zoeken zijn.
Labels worden vermeld aan de linkerkant van de pagina in het Gmail-menu.
Wanneer u een nieuw e-mailbericht in uw inbox ontvangt dat geen label heeft, opent u het of selecteert u het en drukt u vervolgens op de labelknop, de knop naast de knop ' Meer ' om een nieuwe te maken.
Idealiter zou op elk terugkerend bericht een label moeten worden aangebracht .
Een label wordt bijvoorbeeld toegepast op Facebook-meldingen, een ander label wordt toegepast op e-mails van Navigaweb-nieuwsbrief, een ander op werkberichten enzovoort.
Nadat u het nieuwe label voor een bericht heeft gemaakt, opent u de e-mail, drukt u op de knop " Overige " en, in de vervolgkeuzelijst, om ervoor te zorgen dat alle volgende binnenkomende die vergelijkbaar zijn met het label automatisch op dezelfde manier worden gelabeld., klik op " Filter berichten van dit type ".
Op deze manier wordt automatisch en snel een regel aangemaakt waarmee alle berichten van hetzelfde e-mailadres of het aangemaakte label worden geassocieerd.
Het filter kan worden gewijzigd door een ander criterium te kiezen, bijvoorbeeld als het een specifiek woord in het onderwerp bevat of als het het niet bevat of als het bericht een bijlage heeft of niet.
Klik vervolgens op " Filter maken met deze zoekopdracht " en kies de laatste actie die in feite kan zijn om op die berichten een reeds bestaand of nieuw gekozen label toe te passen.
In het filter kunt u ook meerdere gelijktijdige acties kiezen uit de beschikbare acties ; antwoord bijvoorbeeld standaard, negeer het bericht, markeer het als reeds gelezen of als belangrijk.
Puur informatieve e-mails die bijvoorbeeld niet hoeven te worden geopend en gelezen, kunnen worden genegeerd en gearchiveerd, terwijl die van automatische nieuwsbrieven kunnen worden gemarkeerd als reeds gelezen en alleen kunnen worden gelabeld om ze te vinden wanneer dat nodig is.
Het creëren van een standaardantwoord voor alle berichten die in Gmail van een bepaald type worden ontvangen, kan de beste zet zijn om de werklast te verminderen wanneer het eentonig wordt of om de afzender te laten weten dat het bericht is ontvangen en dat er binnenkort op zal worden gereageerd.
Na het maken van het filter is het belangrijk om te onthouden dat u het kruis op de optie Filter toepassen ook op de overeenkomstige berichten plaatst om ervoor te zorgen dat de regel met terugwerkende kracht is en ook van toepassing is op berichten die in het verleden al zijn ontvangen.
UPDATE: e-mail op Gmail is nu georganiseerd in speciale tabbladen en categorieën
2) Het verzenden of ontvangen van bijlagen op Gmail met Skydrive, Dropbox, Box en Google Drive is een geweldige manier om te voorkomen dat bijlagen te veel ruimte in beslag nemen in Gmail.
Bovendien, zonder plug-ins te installeren, zoals te zien in het nieuws van december, kunt u met Gmail bijgevoegde bestanden tot 10 GB verzenden.
3) Converteer e-mails naar agenda-activiteiten
Een van de meest interessante dingen van Gmail is de integratie met Google Tasts en Google Agenda.
Als u een e-mail opent, kunt u ervoor kiezen om een activiteit te maken die is gekoppeld aan het geselecteerde bericht door bovenaan op het menu Meer te klikken.
Helaas kunt u het maken van geplande activiteiten op basis van e-mails niet automatiseren, maar u kunt altijd een filter maken en het label "mogelijke activiteiten" aan nieuwe inkomende berichten geven.
LEES OOK: Gids voor Google-taken om lijsten met activiteiten, evenementen en online afspraken te maken
4) Onderscheid inkomende berichten op basis van het ontvangende e-mailadres .
Het is belangrijk op te merken dat het filter in Gmail ook kan worden gebruikt door binnenkomende berichten te onderscheiden op basis van het e-mailadres waarnaar de e-mail is verzonden.
Dit type filter is bijvoorbeeld handig als je Gmail gebruikt als site waar je ook berichten van andere mailboxen kunt ontvangen.
Sterker nog, je kunt deze filteroptie gebruiken met Gmail-aliassen .
Voor een Gmail-adres zijn er oneindig veel aliassen .
Als het e-mailadres bijvoorbeeld , zijn de aliassen
Het kan bijvoorbeeld worden aangegeven als Facebook-adres of het kan worden opgegeven als werkadres .
In andere artikelen, andere trucs om je inbox schoon en georganiseerd te houden :
- Afmelden voor automatische nieuwsbrieven en e-mails
- Automatische filters voor sociale updates, waarschuwingen en nieuwsbrieven
- Geavanceerde zoekgids voor e-mail in Gmail
