Degenen die met e-mail werken, moeten mogelijk voorkomen dat de ontvangers van een e-mail die naar meerdere mensen is gestuurd de mogelijkheid hebben om alles door te sturen of te beantwoorden, dat wil zeggen, ze kunnen het bericht niet doorsturen naar anderen of antwoorden op iedereen die gekopieerd. Deze functionaliteit bestaat alleen op de e-mailclient Microsoft Outlook, 2003, 2007 en 2010 .
De bescherming van verzonden e-mails voorkomt dat de ontvanger van een bericht deze e-mail kopieert, afdrukt of doorstuurt.
De redenen voor het gebruik van deze instelling kunnen verband houden met de vertrouwelijkheid van de informatie in het bericht of met de wens om te voorkomen dat iemand een groeps-e-mail beantwoordt.
Om het antwoord op alles te voorkomen, zijn er twee modi, één met een handmatige configuratie en de andere met een plug-in voor het programma.
De bescherming zal niet absoluut zijn, het kan alleen als afschrikmiddel werken, want als die beveiligde e-mail werd geopend met andere e-mailclients dan Microsoft Outlook, zou de bescherming niet effectief zijn.
In organisaties en kantoren waar e-mail alleen met Outlook kan worden gelezen, is deze beveiliging echter moeilijker te omzeilen.
De handmatige methode voor het uitschakelen van "Allen beantwoorden en" Doorsturen " wordt stap voor stap beschreven op een helppagina van Microsoft Outlook .
Het maken van de beschermingsmodule is heel eenvoudig en kan voor eens en altijd worden gedaan, met de mogelijkheid om de blokkering al dan niet in te stellen volgens de e-mail.
Als je wilt, kun je in plaats daarvan een plug- in gebruiken voor Exchange en Outlook (alleen 2007 en 2010) die het beantwoorden aan iedereen en het doorsturen van een verzonden e-mail deactiveert.
De NoReplyAll- plug-in (gratis) kan worden gedownload en geïnstalleerd op de computer die wordt gebruikt om e-mailberichten te verzenden.
Door Outlook opnieuw te openen en een nieuw bericht samen te stellen na het installeren van deze extensie, zou u in het bovenste menu twee nieuwe knoppen moeten zien waarmee u de doorstuurfunctionaliteit naar anderen kunt uitschakelen.
Door te proberen die e-mail naar uzelf te verzenden, beschermd door Allen beantwoorden, zult u merken dat door het ontvangen bericht opnieuw te openen, de knoppen voor het doorsturen van het bericht en het beantwoorden van de ontvangers die naar de e-mail kopiëren, zijn uitgeschakeld.
Het antwoord aan de afzender blijft uiteraard mogelijk.
Als de gebruiker probeert alles door te sturen of te beantwoorden vanuit het snelmenu in Outlook (dat niet is uitgeschakeld), wordt er een waarschuwing geopend dat de functionaliteit niet beschikbaar is.
Als de ontvanger van de e-mail geen Microsoft Exchange of Outlook gebruikt en iedereen probeert te beantwoorden, zelfs als deze niet is uitgeschakeld, worden de andere ontvangers niet automatisch gekopieerd, die indien nodig handmatig worden geselecteerd.
Als extra functie is het vanuit het configuratiemenu van deze plug-in ( Extra -> Opties ) mogelijk om een aantal belangrijke termen op te sommen om waarschuwingen te ontvangen bij het verzenden van een bericht zonder bijlage.
Een effectievere methode om de vertrouwelijkheid van via Outlook verzonden e-mails te beschermen, is de BCCT Deze plug-in waarmee u privé CCN-berichten kunt verzenden die als bijlage bij de e-mail zijn gevoegd, en die alleen voor sommigen zichtbaar zijn.
