Degenen die Microsoft Outlook als e- mailclient gebruiken, kunnen e-mailberichten in verschillende mappen organiseren op basis van het type e- mail, de afzender of de datum. Bij het ontvangen van talloze e-mails is het belangrijk om ze in verschillende mappen te ordenen, maar het is even belangrijk dat deze distributie automatisch gebeurt, zodat je altijd weet in welke categorie je moet zoeken naar bepaalde soorten berichten.
In web.mail-services zoals Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail en anderen is het mogelijk om automatische filters voor e-mail te maken volgens bepaalde regels.
Ook in het Microsoft Outlook-programma is het mogelijk om filters en regels te maken om de organisatie van inkomende e-mails in specifieke mappen te automatiseren .
Het beschreven proces is van toepassing op alle soorten e-mailregels in Outlook.
Als u zich bijvoorbeeld abonneert op de nieuwsbrief om Navigaweb-artikelen via e-mail te ontvangen (via het registratieformulier aan de rechterkant), wilt u misschien dat de e-mails van " pom-heyweb " worden gecatalogiseerd in een specifieke map, misschien genaamd " computer nieuws ".
1) Ga naar het tabblad Extra en kies de optie Regels en waarschuwingen .
2) Druk in het gedeelte E-mailregels op de nieuwe regelknop (of Wijzig regel als u een bestaande wijzigt).
3) Selecteer onder de sectie Organiseren de basisvereiste (in dit geval kan het zijn om berichten van een specifieke gebruiker naar een map te verplaatsen ).
4) In het onderste deel van het venster is er een sectie getiteld " Stap 2 " met de zin Pas de regel toe wanneer een bericht verzonden door ... arriveert .
In deze zin moet je op de verschillende links in het blauw klikken en de opties aanpassen aan je behoeften.
Klik vervolgens op " gebruikers " en geef de e-mailadressen op die als filter moeten worden gebruikt (in ons voorbeeld het adres van navigaweb.net waarmee de artikelen worden ontvangen).
De lijst toont alleen de mensen die aan het adresboek zijn toegevoegd, dus u moet ervoor zorgen dat u het e-mailadres aan de contacten hebt toegevoegd voordat u het selecteert.
Klik vervolgens op " verplaats het bericht naar de geselecteerde map " en kies de map waar u de automatisch gefilterde e-mails wilt vinden.
In dit geval kunt u vanuit het selectievenster een nieuwe map maken.
5) Klik op Volgende en verfijn eventueel de regel door andere parameters toe te voegen.
Bijvoorbeeld alleen berichten met enkele specifieke woorden in het onderwerp.
6) Volgende en geef eventuele uitzonderingen op de regel aan.
7) Geef het geautomatiseerde filter een naam en klik op Voltooien .
Allereerst kan het echter handig zijn om het kruisje te zetten op de optie toepassen op reeds aanwezige berichten en op actieve regel .
Dit zorgt ervoor dat nieuwe en eerdere berichten die aan de regel voldoen, naar de bijbehorende map worden verplaatst .
Als u het proces wilt verkorten, als u geen meer gedetailleerde regel nodig heeft, kunt u hetzelfde sneller doen door op een bericht in de inbox te klikken en Regel maken te selecteren.
Dit maakt het veel gemakkelijker om voorwaarden te selecteren en een filter te configureren dat berichten automatisch naar specifieke Outlook-mappen verplaatst.
