Bij kantoorwerk zijn er twee programma's die het meest worden gebruikt: Word en Excel. Goed zijn met deze twee programma's betekent niet dat je geen Europese licentie moet nemen, een certificaat zonder praktische betekenis, en dat je niet weet hoe je elke optie van Office-programma's moet gebruiken.
Het belangrijkste is om te weten hoe u enkele belangrijke functies van het opstellen van documenten en het werken met spreadsheets kunt gebruiken om snel en capabel te zijn in de meest voorkomende dagelijkse bewerkingen.
Hier zijn 4 basisbewerkingen die u kunt doen met Word en Excel, die andere handleidingen integreren die al in deze blog zijn geschreven.
1) We hebben met betrekking tot Excel al 4 dingen uitgelegd die je kunt doen om goed te worden met spreadsheets .
Bij deze gelegenheid voeden we dat artikel met praten over het automatisch vullen van de cellen, wat een belangrijke operatie is om te weten om op elk niveau te kunnen werken.
Als u automatisch vullen wilt gebruiken, typt u eenvoudig een nummer in een cel en het volgende direct hieronder.
Druk vervolgens op de muis in de hoek van de tweede cel, waar een klein vierkant is gemarkeerd, en sleep naar beneden terwijl je ingedrukt houdt om te zien dat de andere cellen zijn gevuld met opeenvolgende nummers.
De reeksen kunnen getallen, datums of zelfs complexere formules zijn.
Als u bijvoorbeeld meerdere getallenkolommen heeft, kunt u alle waarden van die kolom gemiddeld door de relatieve formule in de onderste cel te schrijven.
Om de getallen van de andere kolommen te middelen, gebruikt u nu gewoon het automatische vulsysteem en sleept u het vierkant in de lege cellen ernaast om dezelfde berekening ook onder aan elke andere kolom te maken.
Wanneer u de muisknop loslaat nadat u de hoek van de gevulde kolom naar de lege kolom heeft gesleept, heeft u het gemiddelde van de cijfers voor elke cel.
Voor meer informatie over de automatische vulling van Excel kunt u de zeer complete Microsoft-sitegids lezen.
2) Beheer eenvoudig gegevens met de draaitabel
Het is ook de moeite waard om te onthouden hoe draaitabellen worden gemaakt, die absoluut onmisbaar zijn in Excel.
De draaitabel is toegankelijk via het menu " Invoegen ".
Als u op het draaitabelpictogram klikt nadat u een volledige gegevenstabel (inclusief kopteksten) hebt gemarkeerd, analyseert de tool de gegevens en brengt ze naar een nieuw blad waar u de kolommen op verschillende manieren kunt manipuleren.
Het wordt mogelijk om de kolommen met te analyseren gegevens te selecteren en te kiezen hoe deze te manipuleren, bijvoorbeeld voor middeling.
Het gebruik van een draaitabel bespaart veel tijd, zodat u functies automatisch kunt gebruiken.
3) Laten we nu verder gaan met Microsoft Word, het meest gebruikte programma ter wereld om documenten te schrijven.
Schrijven is niet moeilijk, maar het opmaken van de tekst en het op een bepaalde manier weergeven op het blad kan je gek maken.
Er zijn twee dingen die u met Word moet kunnen doen: het beheer van kopteksten en paginalay-out en tekstopmaak.
Koppen zijn belangrijk voor het maken van alineastitels in het document.
Het ontwerpen van koppen in Word is belangrijk om ze niet elke keer opnieuw te hoeven doen voor elk nieuw document.
Kopteksten kunnen worden opgemaakt vanuit het menu "Invoegen" door het pictogram "Koptekst" te kiezen.
Met headers bewerk je in één keer alle pagina's van een document.
Op deze helppagina wordt uitgelegd hoe u documentkopteksten en -voetteksten invoegt.
4) Beheer van pagina-indeling
Iets anders dat elke persoon die met Word werkt moet weten, is hoe de indeling van een pagina in een document kan worden ingesteld en bekeken.
Sommige tools die verband houden met de paginalay-out bevinden zich in het menu " Invoegen ".
Vanaf hier kunt u "Paginanummers" toevoegen om paginanummering te automatiseren en te beheren.
In het menu "Pagina- indeling " zijn er verschillende opmaakopties, om de marges automatisch te beheren.
Met de paginarand opties kunt u daarentegen handmatig de marges van het document links en rechts wijzigen.
Wat Word betreft, verwijs ik naar twee andere handleidingen van deze blog over de essentiële begrippen die u moet kennen en de belangrijkste bewerkingen die u kunt gebruiken:
- 5 handige functies om Word op een professionele en snelle manier te gebruiken
- Tekstopmaakgids voor Word: stijlen, secties en alinea's
