Enige tijd geleden besloot een Google-technicus om zelfstandig aan een nieuw e-mailproject te werken nadat hij om hulp had gevraagd van een gebruiker die klaagde dat hij te veel tijd had besteed aan het zoeken naar berichten in de e-mailbox. op 1 april 2004, bijna toevallig en dankzij een autonoom initiatief, precies 10 jaar geleden, werd Gmail geboren, wat vandaag de dag de meest gebruikte online e-maildienst is. Hoewel 15 jaar zijn verstreken sinds de geboorte van Gmail en nog veel meer sinds de geboorte van e-mail, zijn er veel mensen die e-mail en Gmail op de verkeerde manier blijven gebruiken .
Hier zijn 10 soorten fouten die we allemaal hebben gemaakt, maar die in plaats daarvan moeten worden vermeden of in ieder geval tot een minimum moeten worden beperkt.
1) Maak veel concepten
Wanneer u in Gmail op de knop Schrijven drukt, wordt het berichtsamenstellingsvenster geopend.
Als u iets schrijft en vervolgens op de sluitknop drukt, slaat u dat bericht op in de concepten.
Dit kan worden gebruikt om een soort notitieblok te hebben waarin takenlijsten kunnen worden opgeslagen, maar waarschijnlijker zal het worden gevuld met ongewenste en gedeeltelijke berichten die nooit zijn verzonden.
Iedereen die Gmail gebruikt, vindt honderden lege en nutteloze berichten om te verwijderen in Concepten.
2) Verwijder berichten om uw inbox schoon te houden zonder ongelezen berichten
Eens, toen e-mails beperkt waren met de beschikbare ruimte, was het logisch om berichten te verwijderen die niet langer nodig waren. Tegenwoordig is het echter, aangezien er alle ruimte is en aangezien allerlei soorten berichten elke dag binnenkomen, niet handig om ze te verwijderen, maar ze met filters in mappen of labels te ordenen. U kunt de e-mails filteren zodat ze niet in het hoofdgedeelte verschijnen of u kunt de berichten archiveren om ze uit de inbox te verwijderen, zonder ze echter te verwijderen.
LEES OOK: Bestel de inbox met filters en aliassen in Gmail om de ontvangen e-mails te beheren
3) Markeer alles als 'gelezen'
Wat het vorige punt betreft, in Gmail is het niet handig om alles als gelezen te markeren om te bestellen, je kunt ze ongelezen laten, maar ze in verschillende mappen ordenen.
De fout is om berichten als gelezen te markeren, omdat we denken dat we er later op terug zullen komen. Houd er ook rekening mee dat alleen berichten die ook in de Inbox worden ontvangen als ongelezen worden geteld door meldingsprogramma's en mobiele applicaties, de rest wordt genegeerd.
Maar ze is helemaal vergeten.
4) Te veel ongelezen e-mails hebben
Volgend op het vorige punt is er een fout met ongelezen berichten in de hoofdpostbus.
ZIE OOK HOE: bekijk alleen ongelezen berichten in Gmail met snelle link
5) Stuur jezelf e-mail om bestanden of notities te bewaren .
In het verleden heb ik Gmail ook gebruikt als een ruimte om documenten, bestanden of bijlagen op te slaan door mij zelf berichten te sturen.
Gmail was de eerste e-mailservice die gratis een enorme GB-ruimte voor bestanden bood, dus het was ook normaal om al deze ruimte (het wordt 10 jaar geleden genoemd) te gebruiken alsof het een clouddrive was.
In de afgelopen jaren, met de nadruk op echte clouddiensten, moet deze werkwijze worden vermeden.
Voor grotere bestanden is het beter om een app als Onenote of Evernote of Dropbox, Google Drive en Onedrive te hebben.
ponon moet u uzelf e-mails sturen met documenten, links en bijlagen die u wilt opslaan. Maar soms lijkt het gewoon makkelijker dan een e-mail te sturen, want dan staat het voor altijd in je inbox.
6) Overdrijf met labels en mappen
Gmail ondersteunt geneste labels. Het maken van labels is handig voor het organiseren van soortgelijke e-mails of van dezelfde afzenders. Het belangrijkste is dat ze niet te veel zijn en dat ze allemaal in de lijst aan de rechterkant verschijnen zonder te scrollen, anders kunnen we veel categorieën en veel ontvangen berichten vergeten.
7) Maak een fout tussen Beantwoorden en Allen beantwoorden
Soms druk je op de knop ' Beantwoorden ' in een groepsbericht om een gedachte te delen die alleen wordt ontvangen door de persoon die het laatste antwoord heeft verzonden. Andere keren klik je op Allen beantwoorden, wanneer je eigenlijk een privéantwoord wilde schrijven.
Om dit soort fouten te voorkomen, zijn er twee zeer belangrijke en belangrijke functies in Gmail:
- Gebruik de annuleringsfunctie van een verkeerde e-mail
- Zet Allen beantwoorden als standaardgedrag op de knop Beantwoorden om snel e-mail te sturen naar een groep contacten
8) Beantwoord e-mails zonder het onderwerp te veranderen
E-maildiscussies eindigen vaak van het onderwerp af.
Als dit belangrijke e-mails zijn, controleer dan bij het beantwoorden van een e-mail of het passend is om van onderwerp te veranderen en niet de oude van de eerste e-mail te bewaren.
9) Te denken dat Gmail niet offline kan worden gebruikt
Hoewel je meer beperkte functies hebt, kun je Gmail ook openen als een offline programma als je geen internetverbinding hebt.
10) Gebruik geen geavanceerde zoekoperatoren
Het doel van Gmail was vanaf het begin een e-mailservice te bieden die gemakkelijk te doorzoeken was.
Om deze reden is de zoekopdracht in Gmail erg krachtig, beter dan elke andere vergelijkbare service, alleen dat je de operators en commando's moet kennen om het te gebruiken.
Een ander artikel legt de handigste geavanceerde zoekoperators in Gmail uit .
LEES OOK: De algemene gids voor Gmail
