Iedereen die werkt of zal werken in een bedrijf of voor een adviesproject van welke aard dan ook, kan worden gedelegeerd om de notulen van de vergaderingen te schrijven . Meestal wordt deze taak toegewezen aan de jongste, maar er wordt niet gezegd dat zelfs de meest ervaren consultant of projectmanager zo'n behoefte heeft.
Elke keer dat er een vergadering plaatsvindt, moet er nauwkeurig worden bijgehouden wat er is besproken en besloten, met vermelding van de acties die de komende dagen zullen worden ondernomen.
Eens (nou ja, nog steeds) werden de notulen met pen en papier geschreven, daarna werden ze in een goede kopie naar de computer gekopieerd om ze met alle deelnemers aan de vergadering te delen.
Vandaag schrijft de adviseur of de moderne medewerker de notulen rechtstreeks op de computer, of liever op een touchscreen-iPad.
Hiervoor is een zeer nuttige webapplicatie uitgekomen die het opstellen van de notulen professioneler, sneller en overzichtelijker maakt .
Minutes.io is een gratis site met een interface die is gemaakt om notulen te schrijven en deze gemakkelijk met andere mensen te delen .
De applicatie is heel eenvoudig en biedt een goed opgemaakt vel tekst met een paar velden waar u de deelnemers aan de vergadering, de datum en de plaats waar het wordt gehouden kunt schrijven.
U kunt de titel wijzigen en de dag van de week in het Italiaans schrijven in de gewenste vorm.
Onder de kop staat een soort tafel waar je de notulen kunt schrijven in de vorm van een overzichtelijke en overzichtelijke opstelling.
Voor elk item van het rapport kan het type worden gespecificeerd in het eerste veld: als het iets is besloten, of het iets te doen is, of het informatie is of als het een idee is.
Het tweede veld is waar u kunt beschrijven wat er wordt gezegd, besloten of waarover wordt gestemd.
Aan de rechterkant kunt u voor elk agendapunt dat de notulen opmaakt, de naam van de persoon die tussenbeide is gekomen of die heeft gestemd, en eventueel de datum voor het geval dat er iets te doen is.
Er zijn ook verschillende automatismen: de datum wordt automatisch ingevoerd en de deelnemers worden geïdentificeerd door een letter.
Zodra het rapport is afgerond, kunt u linksboven op de V-toets drukken, het herlezen en, opnieuw met de Minutes.io-knoppen, het via e-mail verzenden of het rapport afdrukken .
Er wordt ook een link gegenereerd voor elk rapport, zodat u het altijd op internet kunt lezen.
De applicatie is gemaakt in JavaScript en niet in Flash, dus het werkt ook heel goed op een iPad.
Zelfs als Minutes.io je niet toestaat om de grafische instelling van het rapport te wijzigen, bevat het alle kenmerken om een rapport op een vakmanschap manier te schrijven: om te schrijven voor degenen die er niet waren, alleen de belangrijke dingen, met duidelijke vorm, samenvatting en achtereenvolgens opgestelde ladder, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen beslissingen die worden genomen op basis van generieke informatie en ideeën.
