Hoewel gewoonten moeilijk te veranderen zijn, zoals ik het zie, zijn online programma's een alternatief dat niet kan worden genegeerd. Niet alleen entertainmentprogramma's, maar ook op de werkvloer zijn sommige webapplicaties zo goed gemaakt en zo eenvoudig in gebruik dat ze de ingewikkelde en oude traditionele programma's echt zouden moeten vervangen. Google Docs is een van de beste online Office-platforms samen met de minder bekende Zoho, het is gratis, zorgt voor betrouwbaarheid en veiligheid, maar werkt vooral goed.
Zoals we hebben gezien, wordt Google Docs samen met Google Sites een uitstekende tool voor het beheren van projecten en organisaties en is, zelfs alleen gebruikt, een uitstekende tool voor kantoorwerk.
Alle documenten die online zijn opgeslagen, worden opgeslagen op de servers van Google, die qua beveiliging en beschikbaarheid waarschijnlijk wereldwijd geen gelijke heeft.
LEES OOK: Maak online formulieren met meerdere antwoorden in Google Formulieren
De Google Docs-module kan een zeer nuttige praktische toepassing zijn voor het beheren van ieders persoonlijke uitgaven, voor het bijhouden van thuisrekeningen en, in het algemeen, voor het volgen van geldbewegingen . Alles wordt gemakkelijk en begrijpelijk als je denkt dat de Google Docs-module kan worden geïntegreerd in Gmail .
Binnen enkele minuten kunt u eenvoudig een eenvoudig systeem maken om persoonlijke accounts en uitgaven bij te houden met Google Docs en Gmail .
Ten eerste heb je een Google-account met een Gmail-abonnement nodig om deze kleine DIY-boekhoudtool te maken.
De tweede stap is om de Google Docs- website te bezoeken en in te loggen via je Gmail-account. Klik vervolgens op de knop " Nieuwe maken " linksboven en vervolgens op " Spreadsheet " om een interface te zien die lijkt op die van Excel. Vanuit de spreadsheet moet je in het bovenste menu op de moduletoets drukken om een nieuwe te maken die vervolgens zal worden gebruikt om de gegevens over geldtransacties te verzenden. In het formulier kunt u een titel invoeren zoals " Persoonlijke uitgaven " of " Huiskosten ", een mogelijke beschrijving en, naar beneden, markeren waar "Toepassingstitel" staat, de velden die dan moeten worden ingevuld.
Om even in de theorie te komen, wordt er een databasemasker gemaakt waar, door middel van gemakkelijk te lezen afbeeldingen, de velden van een tabel worden gevuld.
De velden die kunnen worden toegevoegd, kunnen tekst, lange teksten, meerdere selectievelden, velden met het vervolgkeuzemenu en de keuze tussen vooraf gedefinieerde waarden zijn. Wat in dit specifieke geval nodig is, is om slechts twee tekstvelden in te stellen, die bijvoorbeeld het cijfer Datum en kosten kunnen zijn en een veld " betalingsmethode " dat een keuze kan zijn tussen bank, contant, bankoverschrijving, creditcard, check enzovoort. Iedereen kan schrijven wat ze willen voor hun behoeften en andere velden toevoegen, zoals de beschrijving van de aankoop, opmerkingen, plaats, ontvanger van de betaling.
In het veld "helptekst" kunt u uitleg geven over het gebruik van dat veld, maar als het formulier persoonlijk is, kan het worden verwaarloosd.
Nadat u het formulier heeft opgeslagen, kunt u op de knop " Formulier via e-mail verzenden " klikken en uw Gmail-adres als ontvanger invoeren. Als u naar uw e-mail gaat, ziet u een nieuw bericht dat het formulier van het nieuw gemaakte formulier bevat.
Voor een beter gebruik van deze methode moet je een Gmail Labs-functie genaamd " Quick Links " toevoegen aan Gmail.
Ga vervolgens naar Gmail-labs door op het kleine groene reageerbuisje rechtsboven te klikken, activeer in de lijst de " Snelkoppelingen " en sla op. Het zou niet nodig moeten zijn, maar als het formulier in de ontvangen e-mail niet verschijnt, activeer dan ook "Google Docs previews in the mail".
Open nu de e-mail die is ontvangen met het formulier voor persoonlijke uitgaven en klik op " snelkoppeling toevoegen " linksonder en geef een naam.
Kortom, aan het einde van deze kleine klus heb je een link in je Gmail, onder druk waarvan het formulier voor het invoeren van onkosten wordt geopend . Het wordt ingevuld en verzonden om het nieuwe item in de spreadsheet in te voegen.
Het wordt een gemakkelijke en snelle manier om geldbewegingen te volgen, omdat u aan het einde van de maand alle items van de Google Documenten-spreadsheet kunt zien, die naast de tabelweergave ook een weergave biedt van de gegevens die zijn ingevoerd via staafdiagrammen of AA taart. Het Google Docs-formulier kan op een gepersonaliseerde manier worden gemaakt, zowel in de tekstvelden als in de afbeeldingen, zelfs als het voor persoonlijk gebruik niet nodig zou zijn.
Dit is duidelijk slechts een van de mogelijke toepassingen van Google-documenten die zijn geïntegreerd met andere online services (in dit geval Gmail); als u suggesties heeft voor ander mogelijk gebruik, laat het ons weten!
LEES OOK: Beste Excel-modellen om gratis te downloaden om uitgaven, financiën en nog veel meer te beheren
