Wanneer u een document moet ondertekenen om via e-mail of digitaal te worden verzonden, drukt u het meestal af, ondertekent u het en digitaliseert u het vervolgens opnieuw met een scanner. Dit proces is altijd erg omslachtig en het duurt lang tussen de ene handtekening en de andere. Tegenwoordig is er een veel snellere manier om documenten te ondertekenen met behulp van een aantal zeer effectieve, gebruiksvriendelijke en absoluut veilige programma's en apps.
We kunnen dit soort handtekeningen plaatsen, zelfs als het document een niet-bewerkbare en niet-invulbare PDF is, door de handtekening in de tekstvakken toe te voegen.
We ontdekken in deze gids alle programma's en apps die moeten worden gebruikt om PDF's en belangrijke documenten te ondertekenen, en vermijden om de bladen af te drukken en te scannen.
Deze elektronische handtekening heeft juridische waarde alsof we daadwerkelijk op het document hebben getekend, maar om gecertificeerd te worden moet je een gecertificeerde digitale identiteit (SPID) hebben.
Apps en websites voor het ondertekenen van documenten
De volgende websites en webapplicaties kunnen gratis worden gebruikt, zowel vanaf pc als vanaf smartphone1) HelloSign dat werkt als een website of app voor iOS en Android, uitstekend geschikt voor het scannen van documenten met de camera of het importeren van een bestand, dat u later kunt bewerken, de velden kunt invullen, een handtekening kunt toevoegen en als PDF kunt exporteren. Handtekeningen die via HelloSign zijn uitgegeven, zijn rechtsgeldig. De app kan worden geïntegreerd met Google Drive, Google Docs, G Suite, Dropbox, Box, een reeks CRM en andere apps. Uw gratis abonnement is beperkt tot 3 documenten per maand.
2) Met DottedSign, webapp voor iPhone en Android, kunt u documenten ondertekenen, zelfs door ze in samenwerking met andere mensen te bewerken. U kunt de status van documenten volgen en zodra ze klaar zijn, kunnen ze worden gedownload in PDF. Het hele proces wordt beschermd door een coderingssysteem. Het gratis abonnement is beperkt tot drie documenten per maand.
3) SignRequest is een andere oplossing voor het online ondertekenen van documenten. Deze dienst is volledig gebaseerd op het web en biedt de mogelijkheid om samen te werken. U kunt sjablonen maken, aangepaste accounts maken, met andere gebruikers werken en documenten in bulk verzenden. Integreert met apps van Google, Slack, Salesforce en andere alternatieven. Het gratis abonnement is beperkt tot 10 documenten per maand. We spraken over deze online service in het artikel over de online digitale handtekening voor documenten en contracten die met de hand zijn geschreven op pc en mobiele telefoons.
4) DocHub is een webtool voor het ondertekenen en bewerken van PDF-documenten. Het integreert met Gmail, Google Drive en Dropbox en stelt u ook in staat om een link vanuit de applicatie te genereren om elk document gemakkelijk te delen. Met het gratis abonnement hebt u een limiet van 5 documenten per maand en 2000 documenten per account.
5) SignOnDoc is een andere service voor het online ondertekenen van PDF's en documenten, met een gratis abonnement van 6 documenten per dag.
Onderteken documenten op Windows-pc
Met Adobe Reader kunt u elke PDF op een heel eenvoudige manier ondertekenen.
We openen het beroemde Adobe-programma en klikken vervolgens bovenaan op het tabblad Extra ; onder deze zullen we moeten klikken op het gereedschap Invullen en ondertekenen .
In de editor klikken we op Selecteer een bestand om het te ondertekenen document te laden, we zoeken naar het tekstvak, we klikken erop en we selecteren Handtekening om de persoonlijke handtekening te maken.
Op dit punt kunnen we uit de vrije hand cursief schrijven met de muis (erg moeilijk), met de vinger op het trackpad van de laptop (nauwkeuriger maar nog steeds moeilijk) of je kunt ervoor kiezen om de handtekening als een afbeelding te uploaden (veel comfortabeler).
Als we de handtekeningafbeelding willen gebruiken, laten we een vel papier pakken, ondertekenen, omlijsten met de computerwebcam of met de camera van de mobiele telefoon en een foto van de handtekening maken.
De afbeelding kan worden geüpload naar de pc en opgeslagen in Adobe Reader DC.
Op deze manier kun je niet fout gaan en hoef je de handtekening niet met de muis te schrijven, wat moeilijk en zeer onnauwkeurig is.
De handtekening hoeft maar één keer te worden gefotografeerd en wordt vervolgens op de computer opgeslagen zonder dat Adobe-cloudservices nodig zijn.
Om Word-documenten (.doc en .docx) te ondertekenen, gebruikt u gewoon het gelijknamige programma in de Microsoft Office-suite (tegen betaling) of, als alternatief, de gratis office-suite LibreOffice.
Onderteken documenten op Mac
Op een Mac is het niet nodig om Acrobat DC te installeren (hoe dan ook hier beschikbaar), gebruik gewoon de Preview- applicatie die al in het systeem zit.
We openen het te ondertekenen document met Preview, klikken in het te vullen veld en schrijven onze handtekening precies op het trackpad met uw vinger; het handtekeningvoorbeeld zal zichtbaar zijn op het scherm.
Zelfs met de Preview-app kun je de webcam gebruiken om onze handtekening op papier te fotograferen en bruikbaar te maken voor digitale documenten en pdf's.
Om Word-documenten te ondertekenen, kunnen we dezelfde tools gebruiken als op Windows, namelijk Microsoft Office voor Mac (tegen betaling) of LibreOffice voor Mac (gratis).
LEES OOK -> Verborgen trucs om te weten op MAC OSX
Onderteken documenten op Android-smartphones en -tablets
Als we onderweg willen ondertekenen met onze Android-smartphone, zijn er verschillende apps die speciaal voor dit doel zijn bedoeld en die elk type document en pdf kunnen beheren.
Hiervan kunt u dezelfde Adobe Acrobat DC gebruiken die we al hebben gezien voor Windows-pc.
Voor de handtekening moet u een extra plug-in installeren, genaamd Adobe Fill And Sign DC, waarmee u de handtekening kunt maken en alle PDF-documenten kunt ondertekenen die met Acrobat zijn geopend.
Het maken van een handtekening is eenvoudig en hoeft maar één keer te worden gedaan door het scherm aan te raken waar u wilt ondertekenen en uw eigen handtekening te maken.
Omdat het moeilijk kan zijn om met uw vinger op een mobiele telefoon te ondertekenen, is het raadzaam om een penpunt te corrigeren, zoals die in de Samsung Note (zeker de ideale smartphones voor het aanbrengen van elektronische handtekeningen).
Om Word-documenten te ondertekenen, kunnen we de app met dezelfde naam voor Android gebruiken, gratis aangeboden (alleen met een Microsoft-account) -> Microsoft Word voor Android .
Andere apps die we kunnen proberen om PDF te ondertekenen, maar ook Office-documenten zijn: DocuSign, Foxit Mobile PDF, Xodo PDF en SignEasy.
Onderteken documenten op iPhone en iPad
Vanaf iOS 12 is het mogelijk om de via de Mail app ontvangen documenten te ondertekenen, zodat je niet eens een extra app hoeft te installeren.
Om de handtekening toe te passen, klikt u op Mail, opent u het e-mailbericht met de bijlage die mogelijk is bijgevoegd; zodra de bijlage wordt weergegeven, tikt u op de knop Bewerken . We raken nu het pictogram met het plusteken aan om een handtekening, tekst of iets anders toe te voegen.
We kunnen ook een PDF uploaden naar een nieuwe e-mail (knop Bijlage toevoegen ) en, eenmaal geladen vanuit de app, op de knop Bewerken drukken om de handtekening toe te passen.
Het alternatief is om weer Adobe Acrobat DC te gebruiken, een app die erg goed werkt zoals reeds gezien voor pc en Android.
Druk gewoon lang ergens in een PDF-document en selecteer vervolgens het handtekeninggereedschap om de schrijfeditor te openen.
Voor pc en Android is het niet nodig om een account bij Adobe te registreren en er is niets te betalen.
Het kan worden gebruikt in combinatie met Adobe Fill and Sign, de app om PDF-documenten te ondertekenen en in te vullen zonder ze te hoeven printen, rechtstreeks vanaf iPhone of iPad.
Er zijn veel andere iOS-apps om handtekeningen op documenten toe te passen, maar de meeste zijn betaald, dus hebben we besloten ze te negeren: als we de elektronische handtekening kunnen krijgen met geïntegreerde systemen of met Adobe, is het niet de moeite waard om een app te overwegen tegen betaling!
We kunnen ook Word-documenten op iPhone en iPad ondertekenen met de app met dezelfde naam, gratis geleverd door Microsoft (alleen met een account) -> Microsoft Word voor iOS .
NU LEZEN: App om faxen te verzenden vanaf mobiele telefoons met Android en iPhone
