Hoe vaak hebben we een belangrijk document moeten opstellen waarin de overwegingen en aanvullingen van collega's of geïnteresseerde partijen worden vermeld, waarbij we ervoor hebben gezorgd dat alles in één document is gecombineerd voor het uiteindelijke werk In plaats van tijd te verspillen aan het genereren van elk zijn eigen document en vervolgens door te gaan met de moeilijke samenvoegingsoperatie, kunnen we profiteren van een van de vele schrijfprogramma's waarmee u tegelijkertijd online kunt schrijven, zodat u onmiddellijk een "meerhandig" geschreven document kunt genereren, zelfs in het geval waarin schrijvers ver weg zijn, aangezien een simpele internetverbinding voldoende is.
Laten we samen de beste tools bekijken om een document te delen en tegelijkertijd gratis te schrijven.
Zo verhogen we onze productiviteit aanzienlijk, zowel op het werk als in de studentenomgeving (school of universiteit).
LEES OOK -> Apps en tools voor groepswerk, chat, communicatie en het delen van projecten
1) Google Docs
Een van de meest effectieve programma's om gezamenlijk schrijven te gebruiken, hoeft niet eens op de pc te worden geïnstalleerd en werkt perfect online; we hebben het over Google Docs, wiens huis van hieruit te bereiken is -> Google Docs .
Zodra de website is geopend, klikt u eenvoudig op de knop Ga naar Google Documenten en voert u de inloggegevens in voor elk Google-account.
We kunnen zowel het account gebruiken dat we voor Gmail gebruiken als het account dat we gebruiken op Android-apparaten, het belangrijkste is dat het gebruikte account al bekend is bij onze toekomstige medewerkers (die zullen ontvangen, zoals we later zullen zien, de uitnodiging om deel te nemen aan hun e-mail, beter herkenbaar zijn).
Als we nog geen Google-account hebben, kunnen we er een maken met de link hier -> Google-account maken .
Voer uw inloggegevens in, we hebben toegang tot een soort dashboard met alle eerder gemaakte documenten, een reeks beschikbare sjablonen en de documenten die zijn opgeslagen in Google Drive (de ruimte die wordt aangeboden voor documenten); klik op Leegmaken om een nieuw document te maken.
We zullen een echte teksteditor in Word-stijl voor ons hebben, met automatische opslag in de cloud en alle tools om elk document te schrijven.
Laten we, voordat we beginnen met schrijven, gedeelde toegang tot het document configureren door rechtsboven op Delen te klikken.
Als we dit nog niet hebben gedaan, wordt ons gevraagd het document een naam te geven; zodra dit is gebeurd, verschijnt er een klein venster met een tekstveld.
We kunnen in dit veld de e-mailadressen invoeren van de gebruikers die we toegang tot het document willen geven, of gewoon een naam invoeren van degenen die zijn opgeslagen in de contactenlijst van Gmail of Android (ze zullen onmiddellijk verschijnen).
Als alternatief kunnen we een deelbare link in de chat verkrijgen door rechtsboven in het venster op het item Deelbare link ophalen te klikken.
Het belangrijkste op het moment van toevoeging is om de permissies voor het document aan te passen, door naast het tekstveld op het potloodpictogram te klikken: om gebruikers te kunnen laten samenwerken, moeten we permissiemachtigingen verlenen.
Om een nauwkeurigere controle te krijgen over de toegangen en dingen die medewerkers kunnen doen, klikt u hieronder op Geavanceerd om ook wijzigingen met betrekking tot toegangen, toevoegingen van nieuwe mensen zonder uw toestemming en het deactiveren van download-, afdrukopties te kunnen beheren en kopie voor degenen die niet geautoriseerd zijn.
Eenmaal toegevoegd, verschijnt ten minste één medewerker met een cursor met een andere kleur, verwijzend naar de gebruiker die het document zojuist heeft ingevoerd: hij kan in realtime schrijven en integreren in het schrijven om een echt gedeeld en samenwerkingsdocument te hebben.
Naast de samenwerking aan het document hebben we ook toegang tot een kleine chat, zodat we het schrijven in meerdere handen beter kunnen plannen en samen kunnen reageren op de aanvullingen en verbeteringen.
2) Microsoft Word Online
Een andere tool die u kunt gebruiken om een document te delen en tegelijkertijd met andere gebruikers te schrijven, is Word Online, dat gratis kan worden gebruikt door iedereen met een Microsoft- of Outlook-account.
De pagina voor toegang tot Word Online is beschikbaar vanaf hier -> Word Online .
We worden gevraagd om de inloggegevens voor het Microsoft- of Outlook-account; voer de inloggegevens van ons account in of, als we die nog niet hebben, meld je dan aan voor een nieuw account via de link hier -> Maak een Microsoft-account aan .
Zodra we toegang hebben verkregen met ons account, hebben we toegang tot een dashboard met alle online documenten die al zijn gemaakt, de modellen die door de site worden aangeboden en de modellen die mogelijk aanwezig zijn in de OneDrive-cloud.
Om een nieuw Word-document te maken, klikken we op Nieuw leeg document .
Het opent een nieuw venster dat erg lijkt op het Word-programma dat we op de computer kunnen installeren, maar het werkt volledig online (we kunnen het met elk besturingssysteem gebruiken).
Als u eenmaal vertrouwd bent met de intuïtieve interface van dit Word Online, klikt u op het item Delen rechtsboven.
In het midden wordt een nieuw venster geopend waar u samenwerkingen kunt opzetten.
Voer gewoon de e-mailadressen van de medewerkers in het veld Aan in en configureer de toegangen via de Ontvangers die geautoriseerd zijn voor wijziging .
We kunnen kiezen of ze het document kunnen bewerken of het gewoon kunnen bekijken en daarnaast kiezen of de wijzigingen alleen moeten worden aangebracht door medewerkers met Microsoft-accounts of niet (zeer goede zaak in het geval we niet weten of ze op de service zijn geabonneerd).
Als alternatief kunnen we de link voor delen altijd verzenden door op het link-URL- item te klikken, waarmee u een goede link kunt genereren om te delen in de chat.
Zodra alle medewerkers zijn toegevoegd, hebben we het gedeelde document beschikbaar, worden de wijzigingen weergegeven (in realtime alleen als we ook een Office 365-abonnement hebben) op het document en hebben we ook een kleine chat waarin we de nieuwe punten en toevoegingen kunnen bespreken.
LEES OOK: Sites om online samen te werken en samen te schrijven
