Hoe vaak hebben we handmatig letters, labels of uitnodigingen moeten invullen met verschillende informatie over elk van hen: in feite moeten we de brief of labelsjabloon op het hele blad repliceren (vaste gegevens) en elk invullen met de verschillende in te voeren gegevens (flexibele gegevens). Deze operatie kan erg vervelend en repetitief zijn, maar gelukkig geven de programma's die worden gebruikt voor het schrijven en beheren van gegevens ons een geweldige hand met de mail merge, waardoor we flexibele gegevens kunnen repliceren binnen modellen die zijn gemaakt met vaste gegevens, om in één klap alle tickets, brieven of etiketten met alle benodigde gegevens te genereren. We zien in deze handleiding hoe u samenvoegen op Word, Excel en LibreOffice kunt uitvoeren, zodat u van tijd tot tijd het beste programma kunt kiezen om dit op onze computer te doen.
LEES OOK: Mail merge in Gmail om gepersonaliseerde e-mails naar meerdere contacten te sturen
Afdruk samenvoegen
Als we meerdere prints moeten maken met vaste data en flexibele data, lees dan de volgende hoofdstukken om het doel te bereiken zonder alle data handmatig te moeten schrijven, wat het printen van brieven, tickets, etiketten etc. aanzienlijk versnelt.E-mail samenvoegen met Word en Excel
Om een mail merge te maken, beginnen we met het schrijven van het vaste deel van ons document op Word: we kunnen hulp krijgen bij het realiseren van de modellen die door het Office-programma worden aangeboden, zodat we een basis hebben om te beginnen.
Zodra het "vaste" deel is voltooid, moeten we de samenvoegingsafdrukken op het document aangeven, dat wil zeggen de onderdelen die moeten worden ingevuld met flexibele gegevens. Klik bovenaan op het menu Letters en klik vervolgens op Afdruk samenvoegen starten -> Afdruk samenvoegen-wizard .
Rechts van het document wordt een zijbalk geopend waar we worden begeleid bij het maken van de mail merge: we selecteren het type afdruk dat moet worden gemaakt ( brieven, e-mails, enveloppen, etiketten of lijst ), we drukken op Volgende, we selecteren Gebruik het document actueel of wijzig de lay-out van het document (het programma genereert de velden die het zelf moet invullen), druk nogmaals op Volgende en selecteer in de volgende sectie een nieuwe lijst maken om flexibele gegevens te genereren.
Gemakshalve kunnen we ook Excel gebruiken, veel geschikter voor het genereren van data voor mail merge; laten we het Word-document even opgeschort, openen we Excel en beginnen we de gegevens voor de mail merge in de verschillende rijen en kolommen in te voegen.
Voor het doel kunnen we ook een eenvoudige tabel maken, om alles zo netjes mogelijk te maken en de taak weer terug in Word te vergemakkelijken.
Zodra het Excel-document met flexibele gegevens is gemaakt en de spreadsheet is opgeslagen, gaan we terug naar het Word-document en gaan we in de zijbalk naar het gedeelte voor gegevensselectie, zodat we op de knop Bladeren kunnen drukken.
Er wordt een venster geopend waarin we eenvoudig het eerder gemaakte Excel-document moeten selecteren; daarna zal het programma ons vragen of we de huidige tabel willen gebruiken of dat we handmatig de te gebruiken gegevens willen selecteren.
Op deze manier zullen we de ontvangers van de mail merge maken, die in het speciale venster zal verschijnen.
Het enige wat we moeten doen is de gegevensinvoer controleren en ten slotte op OK klikken.
Om te besluiten zullen we op Volgende in de balk aan de rechterkant moeten klikken, de rangschikking van de door de gegevens gegenereerde labels kiezen (zorg ervoor dat ze samenvallen met het deel dat we willen vullen door de flexibele gegevens!), Druk opnieuw op Volgende, controleer de enveloppen één voor één, de letters of labels die door Word zijn gegenereerd en uiteindelijk op het laatste scherm worden afgedrukt met de afdruktoets (nadat u de laatste keer op Volgende hebt gedrukt).
Als we niet tevreden zijn met het resultaat, kunnen we ook de individuele labels, brieven of enveloppen bewerken die zijn gemaakt met de knop Individuele labels bewerken, aanwezig in het laatste scherm van de wizard.
Hoe mail merge op LibreOffice te doen
Als we niet de mogelijkheid hebben om Microsoft Office op onze computer te gebruiken, kunnen we altijd de gratis LibreOffice-suite installeren, waarmee we de samenvoegbewerking kunnen uitvoeren (hier seriële afdrukken genoemd).We openen het LibreOffice Calc-programma en voegen alle flexibele gegevens in die moeten worden gebruikt in de volgende serie-afdrukken, waarbij we ervoor zorgen dat ze in een tabel worden besteld.
Sla de spreadsheet op en open het LibreOffice Writer-programma, begin met schrijven of maak het vaste model voor de mail merge, open vervolgens het menu Extra en klik op het item Afdrukassistent in serie .
Vanuit dit scherm kunnen we kiezen of we willen beginnen bij het reeds geopende document of dat we een ander document of een van internet gedownload model willen uploaden; als u eenmaal uw keuze heeft gemaakt, drukt u op Volgende, selecteert u of u een brief of een e-mailbericht wilt maken en drukt u nogmaals op Volgende om in het belangrijkste scherm te komen, waar u het adresblok kunt invoeren.
Klik nu op Adreslijst selecteren en klik in het nieuwe venster op Toevoegen om de eerder met Calc gemaakte spreadsheet toe te voegen (met name de draaitabel die is gemaakt om de gegevens te sorteren).
Zodra de flexibele gegevens zijn geladen, drukt u op Overige om het gegevensformaat te kiezen en selecteert u vervolgens Combineer velden om te kunnen kiezen welke gegevens binnen het gekozen formaat moeten worden gebruikt.
Nu drukken we op OK, we controleren of alle gegenereerde documenten de gegevens hebben die we hebben geüpload, dan drukken we opnieuw op Volgende, we kiezen de meest geschikte vorm van begroeting, we drukken opnieuw op Volgende en we passen de lay-out van de gegevens in het document aan, zodat we kunnen bekijk het eindresultaat.
We keren terug naar het Writer-document, dit keer verdeeld in zoveel documenten als er afdrukken moeten worden gemaakt (we zullen bovenaan een nieuwe werkbalk zien verschijnen). Om het afdrukproces te starten, drukt u gewoon op het pictogram Samengestelde documenten afdrukken .
conclusies
De mail merge kan erg handig zijn op kantoor wanneer we een enkel document naar meerdere mensen moeten sturen en in feite hoeven we alleen de welkomstboodschap, de koptekst en de laatste begroetingen op elk te wijzigen. Het kan ook erg handig zijn voor het maken van huwelijksuitnodigingen, speciale uitnodigingen of gepersonaliseerde tickets voor elke gast: door de stappen te volgen die we hebben geïllustreerd, kunnen we samenvoegen afdrukken met zowel Word als Excel (beschikbaar als betaalde programma's) en LibreOffice (beschikbaar gratis).We weten niet hoe we labels moeten maken in Word "> Hoe labels maken met Word.
Als we in plaats daarvan een factuur moeten maken met Excel, nodigen we u uit om ons artikel te lezen Hoe u een factuur met Excel kunt maken, helemaal opnieuw, eenvoudig en persoonlijk .
Als laatste lezing raden we u aan om eens te kijken naar Hoe visitekaartjes afdrukken met Word of LibreOffice, erg handig als we meerdere visitekaartjes met vaste gegevens nodig hebben.
