Voor iedereen die een factuur moet maken om het geld aan te vragen voor een baan als freelancer of consultant of voor een bedrijf, zien we hier hoe u een gepersonaliseerde factuur in Excel kunt maken, eenvoudig, beginnend met een wit vel, zonder vervolgens een sjabloon te gebruiken klaar.
Het maken van een factuur in Excel is een relatief eenvoudige taak, u hoeft alleen maar een tabel op te stellen, enkele regels in te stellen, de vereiste informatie toe te voegen en, als u een meer technische taak wilt uitvoeren, ook wat rekenautomatisering toe te voegen. Uiteraard is het mogelijk om een reeds door experts opgemaakt facturatiesjabloon te gebruiken, te downloaden en aan te passen. Sommige modellen zijn al beschikbaar in Excel, openen een nieuw blad en gaan vervolgens naar het tabblad Bestand en zoeken naar facturen in het zoekveld. Andere modellen zijn beschikbaar op de gespecialiseerde site Free Invoice Templates of op andere sites met Excel-modellen die u gratis kunt downloaden .
In dit geval gaan we echter de stappen bekijken om vanaf het begin een eenvoudige factuur op Excel te maken (de gids werkt ook met LibreOffice Calc ).
LEES OOK: 10 gratis facturatie- en boekhoudprogramma's voor zelfstandigen en kleine bedrijven
Om een eenvoudige factuur in Excel te maken, is de vereiste informatie:
Nu moeten we de grootte van enkele kolommen en rijen wijzigen om meer ruimte te hebben om langere informatie te schrijven, zoals beschrijvingen van het verkoopobject. Om het formaat van een rij of kolom te wijzigen, klik erop en sleep het met de muis. Standaard zijn de rijen ingesteld op een hoogte van 20 pixels en de kolommen op een breedte van 64 pixels. Voor een geoptimaliseerde configuratie kunt u de grootte van de kolommen en rijen op deze manier wijzigen:
Regel 1 moet de naam van de verkoper en het woord "Factuur" bevatten. Door de extra ruimte kunt u de lettergrootte van deze titel vergroten om een betere grafische weergave te krijgen die de aandacht van de ontvanger trekt. Kolom A bevat de meeste belangrijke (en langste) informatie op de factuur: gegevens van koper en verkoper, artikelbeschrijving en betalingsmethode. Kolom B bevat de datums. In kolom C schrijven we het factuurnummer, de factuurdatum, de individuele prijs van elk vermeld item en het totale verschuldigde bedrag.
In kolom A regels 4, 5, 6 en 7 voeren we het adres (verdeeld in twee regels), telefoonnummer, btw-nummer en belastingcode in
Schrijf in kolom B regels 4 en 5 " DATA: " en " INVOICE NO.: " Met vetgedrukte tekst en lijn de tekst uit naar rechts. Kolommen 4 en 5 van kolom C zijn de spaties waar de datum en het factuurnummer moeten worden ingevoegd.
Ten slotte voegen we voor het laatste deel van de basisinformatie de tekst " Factuur A: " (vetgedrukt) toe in kolom A, rij 9 . Rijen 10, 11, 12 en 13 kunnen worden gebruikt om ontvangergegevens in te voeren.
Voeg vervolgens de kolommen A en B in rij 15 samen (selecteer de twee cellen en druk vervolgens op de knop Samenvoegen bovenaan) om een titel te schrijven voor de vermelde elementen die kunnen worden vermeld in kolom A van rij 16 tot 30), met de ontsnappingsdata (kolom B, regels 16-30). Nadat u de kolommen A en B in rij 15 hebt samengevoegd, geeft u de cel aan alle kanten een rand (met behulp van de randknop in het gedeelte Lettertype van het tabblad Home ), misschien ook met een lichtgrijze opvulkleur of een andere kleur. Doe hetzelfde ook voor cel C15.
Schrijf BESCHRIJVING in de eerste cel van rij 15 en lijn de tekst in het midden uit. Schrijf in C15 PRIJS en zet beide vetgedrukt voor een tabelkop. We selecteren de ruimte van rij 16 tot rij 30 van de kolommen A en B om een onderste rand toe te voegen. De cellen van kolom C van 16 tot 29 kunnen in plaats daarvan worden omgeven door een linker- en rechterrand.
Markeer cel C30, geef het randen rond de hele cel en een kleurverloop zodat het opvalt. Schrijf aan de linkerkant (dan de B30) TOTAL en lijn aan de rechterkant uit.
Hiermee is de factuurstructuur compleet gemaakt, met de mogelijkheid om afhankelijk van het aantal producten nog een rij toe te voegen. die er zo uit zou moeten zien.
Markeer op dezelfde manier cellen C16-30 en selecteer de optie " Valuta " om prijzen in euro's op te maken.
Als u automatisch alle afzonderlijke bedragen wilt toevoegen en ze wilt laten weerspiegelen in de cel " Totaal " die we hebben gemaakt, selecteert u de cel (C31 in dit voorbeeld) en voert u de volgende formule in:
= SUM (C16: C29)
Als u nu de prijsvelden invult, wordt de totale cel automatisch gevuld met de som .
Vervolg de tekst " Betaalmethode: " in A34 of andere informatie, afhankelijk van wat u nodig heeft, bijvoorbeeld door de betalingsvormen in te voeren die zijn geaccepteerd voor de betaling van de factuur of btw-uitsluitingen of andere belangrijke opmerkingen.
Aan de rechterkant van de prijskolom kunt u de kolom toevoegen voor de berekening van de totale prijs inclusief btw, waarbij u in de eerste kolom de prijs zonder btw of belastbaar invoert . Om 22% btw toe te voegen, moet de kolom met de totale prijs de volgende formule hebben: = C16 * 1, 22 . Trek vanuit de rechter benedenhoek naar het totaal om de formule uit te breiden naar de andere cellen. U kunt ook een kolom E toevoegen met de btw (22%) erop geschreven en vervolgens de formule op kolom D van het type gebruiken: = C16 * E16 + C16 .
Vergeet voor de finishing touch niet om een bedankje toe te voegen aan de onderste regel.
LEES OOK: Gratis en volledige elektronische factuurprogramma's
Het maken van een factuur in Excel is een relatief eenvoudige taak, u hoeft alleen maar een tabel op te stellen, enkele regels in te stellen, de vereiste informatie toe te voegen en, als u een meer technische taak wilt uitvoeren, ook wat rekenautomatisering toe te voegen. Uiteraard is het mogelijk om een reeds door experts opgemaakt facturatiesjabloon te gebruiken, te downloaden en aan te passen. Sommige modellen zijn al beschikbaar in Excel, openen een nieuw blad en gaan vervolgens naar het tabblad Bestand en zoeken naar facturen in het zoekveld. Andere modellen zijn beschikbaar op de gespecialiseerde site Free Invoice Templates of op andere sites met Excel-modellen die u gratis kunt downloaden .
In dit geval gaan we echter de stappen bekijken om vanaf het begin een eenvoudige factuur op Excel te maken (de gids werkt ook met LibreOffice Calc ).
LEES OOK: 10 gratis facturatie- en boekhoudprogramma's voor zelfstandigen en kleine bedrijven
Om een eenvoudige factuur in Excel te maken, is de vereiste informatie:
- Gegevens verkoper
- naam
- Adres en postcode
- Telefoonnummer
- BTW-nummer P
- Belastingcode
- Kopersgegevens
- naam
- Adres en postcode
- BTW
- Belastingcode
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Beschrijving van de dienst of het verkochte product
- Artikelprijs (van een enkel product of dienst)
- Totaal verschuldigd bedrag
- Betaalwijze
Bereid het factuurblad voor met Excel
Open vervolgens een leeg Excel-blad en verwijder onmiddellijk de rasters om een schoon blad te hebben om aan te werken. Ga hiervoor naar het tabblad "Pagina- indeling " en schakel "Raster " uit in de "Weergave" -selectie.Nu moeten we de grootte van enkele kolommen en rijen wijzigen om meer ruimte te hebben om langere informatie te schrijven, zoals beschrijvingen van het verkoopobject. Om het formaat van een rij of kolom te wijzigen, klik erop en sleep het met de muis. Standaard zijn de rijen ingesteld op een hoogte van 20 pixels en de kolommen op een breedte van 64 pixels. Voor een geoptimaliseerde configuratie kunt u de grootte van de kolommen en rijen op deze manier wijzigen:
- Rij 1:45 pixels
- Kolom A: 385 pixels
- Kolom B: 175 pixels
- Kolom C: 125 pixels
Regel 1 moet de naam van de verkoper en het woord "Factuur" bevatten. Door de extra ruimte kunt u de lettergrootte van deze titel vergroten om een betere grafische weergave te krijgen die de aandacht van de ontvanger trekt. Kolom A bevat de meeste belangrijke (en langste) informatie op de factuur: gegevens van koper en verkoper, artikelbeschrijving en betalingsmethode. Kolom B bevat de datums. In kolom C schrijven we het factuurnummer, de factuurdatum, de individuele prijs van elk vermeld item en het totale verschuldigde bedrag.
Factuur voorlopige informatie
Voer in kolom A rij 1 de naam in, met een grotere lettergrootte (18 pt kan gaan) en de tekst opvullen zodat deze duidelijker is. Schrijf in kolom B rij 1 "Factuur" om onmiddellijk te maken wat dit document is. als lettergrootte kun je 28pt zetten en als schrijfstijl kunnen we het allemaal in hoofdletters doen en misschien de kleur veranderen met een grijs.In kolom A regels 4, 5, 6 en 7 voeren we het adres (verdeeld in twee regels), telefoonnummer, btw-nummer en belastingcode in
Schrijf in kolom B regels 4 en 5 " DATA: " en " INVOICE NO.: " Met vetgedrukte tekst en lijn de tekst uit naar rechts. Kolommen 4 en 5 van kolom C zijn de spaties waar de datum en het factuurnummer moeten worden ingevoegd.
Ten slotte voegen we voor het laatste deel van de basisinformatie de tekst " Factuur A: " (vetgedrukt) toe in kolom A, rij 9 . Rijen 10, 11, 12 en 13 kunnen worden gebruikt om ontvangergegevens in te voeren.
Product- of servicegegevens
Om de gefactureerde producten en diensten toe te voegen, moeten we nog een paar regels toevoegen aan het blad.Voeg vervolgens de kolommen A en B in rij 15 samen (selecteer de twee cellen en druk vervolgens op de knop Samenvoegen bovenaan) om een titel te schrijven voor de vermelde elementen die kunnen worden vermeld in kolom A van rij 16 tot 30), met de ontsnappingsdata (kolom B, regels 16-30). Nadat u de kolommen A en B in rij 15 hebt samengevoegd, geeft u de cel aan alle kanten een rand (met behulp van de randknop in het gedeelte Lettertype van het tabblad Home ), misschien ook met een lichtgrijze opvulkleur of een andere kleur. Doe hetzelfde ook voor cel C15.
Schrijf BESCHRIJVING in de eerste cel van rij 15 en lijn de tekst in het midden uit. Schrijf in C15 PRIJS en zet beide vetgedrukt voor een tabelkop. We selecteren de ruimte van rij 16 tot rij 30 van de kolommen A en B om een onderste rand toe te voegen. De cellen van kolom C van 16 tot 29 kunnen in plaats daarvan worden omgeven door een linker- en rechterrand.
Markeer cel C30, geef het randen rond de hele cel en een kleurverloop zodat het opvalt. Schrijf aan de linkerkant (dan de B30) TOTAL en lijn aan de rechterkant uit.
Hiermee is de factuurstructuur compleet gemaakt, met de mogelijkheid om afhankelijk van het aantal producten nog een rij toe te voegen. die er zo uit zou moeten zien.
Regels, formules en automatismen
Als de datums zijn geschreven in kolom B, regels 16-29, selecteert u deze cellen en drukt u op het vak " Getalnotatie " in het gedeelte " Getal " van het tabblad " Start ". Kies vervolgens de datumnotatie in cijfers zodat dat veld altijd een correct geschreven datum is.Markeer op dezelfde manier cellen C16-30 en selecteer de optie " Valuta " om prijzen in euro's op te maken.
Als u automatisch alle afzonderlijke bedragen wilt toevoegen en ze wilt laten weerspiegelen in de cel " Totaal " die we hebben gemaakt, selecteert u de cel (C31 in dit voorbeeld) en voert u de volgende formule in:
= SUM (C16: C29)
Als u nu de prijsvelden invult, wordt de totale cel automatisch gevuld met de som .
Vervolg de tekst " Betaalmethode: " in A34 of andere informatie, afhankelijk van wat u nodig heeft, bijvoorbeeld door de betalingsvormen in te voeren die zijn geaccepteerd voor de betaling van de factuur of btw-uitsluitingen of andere belangrijke opmerkingen.
Aan de rechterkant van de prijskolom kunt u de kolom toevoegen voor de berekening van de totale prijs inclusief btw, waarbij u in de eerste kolom de prijs zonder btw of belastbaar invoert . Om 22% btw toe te voegen, moet de kolom met de totale prijs de volgende formule hebben: = C16 * 1, 22 . Trek vanuit de rechter benedenhoek naar het totaal om de formule uit te breiden naar de andere cellen. U kunt ook een kolom E toevoegen met de btw (22%) erop geschreven en vervolgens de formule op kolom D van het type gebruiken: = C16 * E16 + C16 .
Vergeet voor de finishing touch niet om een bedankje toe te voegen aan de onderste regel.
LEES OOK: Gratis en volledige elektronische factuurprogramma's
