Om uw e-mailbox op een ordelijke en georganiseerde manier te beheren, ongeacht de tool die wordt gebruikt voor het ontvangen en lezen van e-mails, moet u filters gebruiken waarmee u uw berichten kunt ordenen zoals u dat zou doen met bestanden in mappen. Met filters, een van de handigste functies van elke zichzelf respecterende e-mailservice of -programma, kunt u de ontvangen berichten per e-mail automatisch in categorieën verdelen. U kunt bijvoorbeeld de werk-e-mails in het ene deel plaatsen, die van vrienden in het andere, Facebook-meldingen in een derde en in een ander het Navigaweb.net-nieuws (ik raad aan om u te abonneren met het vak aan de zijkant !). Op deze manier kunt u de e-mail georganiseerd houden zonder dat alle e-mails in dezelfde lange en verwarrende lijst staan.
Deze distributie van berichten in verschillende mappen of categorieën kan automatisch worden gedaan door de filters in te stellen in alle online e-maildiensten en, zoals we in detail zullen zien, in Gmail, Outlook en Yahoo Mail .
Om een e-mailfilter in Gmail in te stellen, moet je op de tandwielknop in de rechterbovenhoek klikken, vervolgens op Instellingen en vervolgens naar het tabblad Geblokkeerde filters en adressen gaan . Als er al filters waren ingesteld, worden deze op dit scherm weergegeven. U zult vrijwel zeker die automatische filters vinden die door Gmail zijn vooringesteld om zaken als promoties, forumupdates en nieuwsbrieven van het hoofdvak te scheiden.
Als je naar beneden scrolt, in het midden, is er de link om een nieuw filter te maken en een wizard te starten die heel gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is, waarbij je de e-mailfiltermodus moet kiezen.
Een of meer voorwaarden kunnen worden geactiveerd om het filter te baseren: als de e-mail binnenkomt van (namen of e-mailadressen van de afzenders), als het wordt verzonden naar, als het onderwerp bepaalde woorden bevat, als er wel of niet enkele woorden of zinnen zijn in de berichttekst, als de e-mail een bijgevoegd bestand heeft en van welke grootte.
Als u op de knop Zoeken drukt, ziet u alle berichten die aan het filter voldoen, als voorbeeld.
Als u op de knop Filter maken drukt, gaat de wizard verder met het kiezen van de actie die moet worden ondernomen als aan de voorwaarde is voldaan .
Hiervan zijn de handigste: markeer het als reeds gelezen, laat het niet verschijnen in de Inbox en archiveer het onmiddellijk, verwijder het bericht, stuur een automatisch antwoord, stuur het bericht door naar een andere mailbox (handig voor het maken van een back-up Gmail-e-mails in een ander account).
De optie waarmee u e-mailcategorieën kunt maken, is om een reeds bestaand label of een nieuw label toe te wijzen aan de gefilterde berichten.
U kunt ook rechtstreeks vanuit de inbox een filter in Gmail maken door een bericht te selecteren en vervolgens bovenaan op Overige te klikken. Hier kunt u de optie Filter berichten van dit type kiezen om een snelfilter te maken.
Het filter kan met terugwerkende kracht zijn en kan ook worden toegepast op e-mailberichten die al zijn ontvangen via het desbetreffende selectievakje.
Dankzij Gmail-filters, zoals te zien in andere artikelen, kunt u:
Onder het item " Regels " kunt u een filter maken om uw inbox automatisch te sorteren op basis van een voorwaarde . In Outlook.com zijn er veel voorwaarden, van de naam van de afzender tot trefwoorden in het onderwerp of de hoofdtekst van het bericht en nog veel meer. De actie kan zijn om het bericht als gelezen te markeren, om het te verwijderen, om het te archiveren of om het naar een specifieke map te verplaatsen, reeds bestaand of aangemaakt. Zodra het filter klaar is, klikt u gewoon op Opslaan om het toe te passen.
Net als in Gmail is het ook mogelijk om een bericht te selecteren en vervolgens op de knop met drie stippen te drukken (naast de knop Categoriseren) om de knop Nieuwe regel maken te vinden.
Als je bijvoorbeeld geabonneerd bent op de Navigaweb.net nieuwsbrief en de artikelen via e-mail ontvangt, kun je ze filteren zodat ze je niet storen en zonder de inbox te verstoppen. Als criterium is het daarom mogelijk om een filter in te stellen waarvoor bijvoorbeeld alle e-mails met een object dat het woord Pom-HeyWEB bevat, verplaatst moeten worden naar de nieuw aangemaakte map "Navigaweb".
Aan de linkerkant van de pagina ga je naar de filters en je kunt een nieuw filter toevoegen door op de relatieve knop te drukken. In Yahoo Mail is het mogelijk om de gebruikelijke voorwaarden, die betrekking hebben op de afzender of trefwoorden in het onderwerp of de hoofdtekst te plaatsen.Als actie kunt u echter alleen de map definiëren waarin deze moet worden opgenomen, een map die al aanwezig is of door een naam te schrijven nieuw om een nieuwe te maken. Onder de mappen kunt u echter Archief of Prullenbak kiezen om het automatisch te verwijderen.
4) Voor de meest populaire e-mailclients zoals Microsoft Outlook kunt u regels maken voor het ordenen van berichten, te beginnen bij een afzender of vanaf één e-mail. In dit verband hebben we een handleiding geschreven over het maken van regels en mailfilters in Microsoft Outlook.
Op Thunderbird worden de filters geactiveerd door op de menuknop met drie regels te drukken en op Berichtfilters te drukken. de complete gids staat op de Mozilla-website.
5) Alle andere e-maildiensten, zoals Virgilio en Libero Mail, hebben hun filterfunctie onder de e-mailopties en werken op een vergelijkbare manier als Gmail, door de filters in de instellingen te configureren.
Denk eraan om bij het maken van een filter geen inconsistenties te creëren en ervoor te zorgen dat e-mails worden gefilterd met een enkele gebeurtenis, gemeenschappelijk voor meerdere berichten, zoals een specifiek e-mailadres, een woord in het onderwerp of een zin in de opgenomen in de e-mail.
LEES OOK: Maak e-mailaliassen in Outlook, Gmail, Yahoo om e-mailadressen aan uw account toe te voegen
Deze distributie van berichten in verschillende mappen of categorieën kan automatisch worden gedaan door de filters in te stellen in alle online e-maildiensten en, zoals we in detail zullen zien, in Gmail, Outlook en Yahoo Mail .
1) Maak filters in Gmail
In Gmail worden ' mappen ' labels genoemd die kunnen worden gebruikt om ontvangen e-mails in verschillende afzonderlijke secties te sorteren.Om een e-mailfilter in Gmail in te stellen, moet je op de tandwielknop in de rechterbovenhoek klikken, vervolgens op Instellingen en vervolgens naar het tabblad Geblokkeerde filters en adressen gaan . Als er al filters waren ingesteld, worden deze op dit scherm weergegeven. U zult vrijwel zeker die automatische filters vinden die door Gmail zijn vooringesteld om zaken als promoties, forumupdates en nieuwsbrieven van het hoofdvak te scheiden.
Als je naar beneden scrolt, in het midden, is er de link om een nieuw filter te maken en een wizard te starten die heel gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is, waarbij je de e-mailfiltermodus moet kiezen.
Een of meer voorwaarden kunnen worden geactiveerd om het filter te baseren: als de e-mail binnenkomt van (namen of e-mailadressen van de afzenders), als het wordt verzonden naar, als het onderwerp bepaalde woorden bevat, als er wel of niet enkele woorden of zinnen zijn in de berichttekst, als de e-mail een bijgevoegd bestand heeft en van welke grootte.
Als u op de knop Zoeken drukt, ziet u alle berichten die aan het filter voldoen, als voorbeeld.
Als u op de knop Filter maken drukt, gaat de wizard verder met het kiezen van de actie die moet worden ondernomen als aan de voorwaarde is voldaan .
Hiervan zijn de handigste: markeer het als reeds gelezen, laat het niet verschijnen in de Inbox en archiveer het onmiddellijk, verwijder het bericht, stuur een automatisch antwoord, stuur het bericht door naar een andere mailbox (handig voor het maken van een back-up Gmail-e-mails in een ander account).
De optie waarmee u e-mailcategorieën kunt maken, is om een reeds bestaand label of een nieuw label toe te wijzen aan de gefilterde berichten.
U kunt ook rechtstreeks vanuit de inbox een filter in Gmail maken door een bericht te selecteren en vervolgens bovenaan op Overige te klikken. Hier kunt u de optie Filter berichten van dit type kiezen om een snelfilter te maken.
Het filter kan met terugwerkende kracht zijn en kan ook worden toegepast op e-mailberichten die al zijn ontvangen via het desbetreffende selectievakje.
Dankzij Gmail-filters, zoals te zien in andere artikelen, kunt u:
- Bestel de inbox met filters en aliassen in Gmail om de ontvangen e-mails te beheren;
- Blokkeer ongewenste e-mails in Gmail vanaf specifieke adressen;
- E-mail archiveren
- Automatisch doorsturen in Gmail en Outlook.com om e-mails naar een ander adres te sturen
- Blokkeer spam-e-mails, advertenties en ongewenste berichten
2) Maak een e-mailfilter in Outlook.com
In Outlook.com worden de berichtfilters Regels genoemd en kunnen worden gemaakt door na het inloggen op de tandwielknop in de rechterbovenhoek te klikken en vervolgens onderaan op " Alle Outlook-instellingen bekijken ".Onder het item " Regels " kunt u een filter maken om uw inbox automatisch te sorteren op basis van een voorwaarde . In Outlook.com zijn er veel voorwaarden, van de naam van de afzender tot trefwoorden in het onderwerp of de hoofdtekst van het bericht en nog veel meer. De actie kan zijn om het bericht als gelezen te markeren, om het te verwijderen, om het te archiveren of om het naar een specifieke map te verplaatsen, reeds bestaand of aangemaakt. Zodra het filter klaar is, klikt u gewoon op Opslaan om het toe te passen.
Net als in Gmail is het ook mogelijk om een bericht te selecteren en vervolgens op de knop met drie stippen te drukken (naast de knop Categoriseren) om de knop Nieuwe regel maken te vinden.
Als je bijvoorbeeld geabonneerd bent op de Navigaweb.net nieuwsbrief en de artikelen via e-mail ontvangt, kun je ze filteren zodat ze je niet storen en zonder de inbox te verstoppen. Als criterium is het daarom mogelijk om een filter in te stellen waarvoor bijvoorbeeld alle e-mails met een object dat het woord Pom-HeyWEB bevat, verplaatst moeten worden naar de nieuw aangemaakte map "Navigaweb".
3) Stel een filter in Yahoo Mail in
Zoals al te zien is in de Yahoo Mail-gids, moet je om een filter te maken in Yahoo op de knop Instellingen rechtsboven klikken en vervolgens op " andere instellingen ".Aan de linkerkant van de pagina ga je naar de filters en je kunt een nieuw filter toevoegen door op de relatieve knop te drukken. In Yahoo Mail is het mogelijk om de gebruikelijke voorwaarden, die betrekking hebben op de afzender of trefwoorden in het onderwerp of de hoofdtekst te plaatsen.Als actie kunt u echter alleen de map definiëren waarin deze moet worden opgenomen, een map die al aanwezig is of door een naam te schrijven nieuw om een nieuwe te maken. Onder de mappen kunt u echter Archief of Prullenbak kiezen om het automatisch te verwijderen.
Andere e-mailfilters
4) Voor de meest populaire e-mailclients zoals Microsoft Outlook kunt u regels maken voor het ordenen van berichten, te beginnen bij een afzender of vanaf één e-mail. In dit verband hebben we een handleiding geschreven over het maken van regels en mailfilters in Microsoft Outlook.
Op Thunderbird worden de filters geactiveerd door op de menuknop met drie regels te drukken en op Berichtfilters te drukken. de complete gids staat op de Mozilla-website.
5) Alle andere e-maildiensten, zoals Virgilio en Libero Mail, hebben hun filterfunctie onder de e-mailopties en werken op een vergelijkbare manier als Gmail, door de filters in de instellingen te configureren.
Denk eraan om bij het maken van een filter geen inconsistenties te creëren en ervoor te zorgen dat e-mails worden gefilterd met een enkele gebeurtenis, gemeenschappelijk voor meerdere berichten, zoals een specifiek e-mailadres, een woord in het onderwerp of een zin in de opgenomen in de e-mail.
LEES OOK: Maak e-mailaliassen in Outlook, Gmail, Yahoo om e-mailadressen aan uw account toe te voegen
