De Microsoft Office-suite bestaat uit twee van de meest gebruikte programma's ter wereld, in sommige opzichten zeer vergelijkbaar: Access en Excel .
Excel is in eerste instantie oppervlakkiger, gemakkelijker te gebruiken en directer, met een spreadsheet die gevuld moet worden met cijfers of waarden die automatisch kunnen worden verwerkt.
Toegang aan het begin is in plaats daarvan complexer, ook al biedt het, na de basis te hebben begrepen, de mogelijkheid om een masker te creëren, dat is een aanpasbare grafische interface, om de waarden in de cellen in te voegen, die veel comfortabeler en gebruiksvriendelijker worden.
Beide zijn werk- en studieprogramma's voor datamanagement en men kan zich afvragen welke van de twee beter is en voor welke behoeften men beter de voorkeur geeft aan de ander.
Kortom, Excel is een hulpmiddel voor gegevensanalyse voor het maken van wiskundige berekeningen en statistische vergelijkingen die ook in de vorm van gemakkelijk te delen grafieken moeten worden gepresenteerd.
Access daarentegen is een gegevensbeheerprogramma, een echte databasemanager die door meerdere gebruikers tegelijk kan worden gebruikt, handig voor het filteren van waarden, het op een gestructureerde manier weergeven en het automatiseren van bepaalde bewerkingen en gebeurtenissen.
Excel blinkt uit in de analyse van numerieke gegevens .
De leercurve voor het gebruik van Excel is vrij kort en als je al leert wat basisfuncties te gebruiken, zoals draaitabellen, kun je meteen veel bewerkingen uitvoeren.
De nieuwste versies zitten dan vol met voorverpakte modellen, alleen om te worden voltooid.
Excel is een uitstekende tool als er twee of drie spreadsheets te gebruiken zijn, in plaats daarvan wordt het ongemakkelijker als de database groter wordt.
Het onderhouden van een Excel-spreadsheet met duizenden, zo niet tienduizenden items, wordt echt moeilijker en met de evolutie van gegevens bestaat het risico op fouten bij het bijwerken van formules, grafieken en macro's.
In andere artikelen die we hebben gezien, over Excel:
- Hoe Excel-spreadsheets te gebruiken
- 4 bewerkingen die u kunt uitvoeren bij het werken met Word en Excel
- Beste Excel-sjablonen om gratis te downloaden voor financiële en commerciële activiteiten .
Vergeleken met Excel, dat zich richt op numerieke gegevens en reeksen, is Access een echte digitale archiefoplossing voor informatie die binnen het programma meerdere keren kan worden opgeroepen.
De leercurve voor Access is langer, in die zin dat je, om ermee aan de slag te gaan, op zijn minst de basis moet bestuderen en de terminologie ervan moet begrijpen.
Misschien is het grootste verschil tussen Access en Excel de methode voor het bewaren van gegevens.
Toegang kan op elk moment worden bewerkt en u kunt aanvullende informatie toevoegen, gegevens bewerken, verwijderen of filteren zonder dat dit gevolgen heeft voor formules en tabellen.
Als u echter een enorme dataset in Excel gebruikt, bestaat de mogelijkheid dat een kleine wijziging de hele tabel kan verpesten.
Toegang gaat een stap verder dan Excel door zoeklijsten en validatieregels te gebruiken voor individuele velden op tabelniveau.
De referentiële integriteit tussen de tabellen, dat is hun link, wordt constant onderhouden door Access, wat de betekenis van elke informatie verzekert.
De aggregaties van enorme databases zijn relatief eenvoudig in Access, waardoor u individuele informatie onmiddellijk kunt filteren, zonder draaitabellen.
Over Access, duidelijk minder gebruikt dan Excel vanwege zijn aanvankelijke complexiteit, had ik in het verleden een voorlopige gids geschreven op basis van Microsft Access om te begrijpen hoe het werkt en waarvoor het wordt gebruikt .
Er is daarom geen beter of slechter programma, beide zijn uitstekende hulpmiddelen die afwisselend kunnen worden gebruikt afhankelijk van de behoeften en het werk dat moet worden gedaan en onderhouden.
Excel maakt het gemakkelijk om aangepaste uitvoer te genereren met zeer flexibele opmaak en aantekeningen die u overal gemakkelijk kunt toevoegen.
Als gegevens en relaties echter in de loop van de tijd moeten worden onderhouden, kunnen spreadsheets echt beperkend worden, dus Access komt in het spel.
Een hybride oplossing, waarbij data uit een Access-database wordt geëxporteerd of gekopieerd naar Excel, is zeker de beste.
De programma's integreren met elkaar en het is mogelijk om Access-gegevens in Excel te importeren en, omgekeerd, Access te vullen met behulp van de reeds bestaande Excel-tabellen (zie Microsoft-handleiding).
Hoewel Excel geen database is, wordt het nog steeds veel gebruikt om gegevens op te slaan.
Excel is echter een database van afzonderlijke bestanden en geen relationele database zoals Access, waar de gegevens van de verschillende tabellen aan elkaar zijn gekoppeld en automatisch veranderen op basis van bepaalde gebeurtenissen.
Wanneer eenvoudige tabellen moeten evolueren naar meerdere gerelateerde gegevenstabellen, is Access de eerste keuze.
Zodra de gegevens zich in Access bevinden, kunt u meerdere tabellen toevoegen en ze samenvoegen, query's of weergaven maken, de gegevensstructuur en typen definiëren.
Het lijdt geen twijfel dat Access een product is dat rijk is aan functies, hoewel de eerste impact misschien ontmoedigend lijkt.
